Comarch ERP XT – archiwizacja starych danych to usługa pomagająca firmom uporządkować i zabezpieczyć dokumenty oraz dane z wcześniejszych okresów rozliczeniowych. Ponieważ system działa w chmurze, dane historyczne pozostają dostępne na koncie użytkownika przez cały czas trwania usługi, jednak wielu przedsiębiorców z przyczyn prawnych, organizacyjnych lub praktycznych chce mieć własną, uporządkowaną kopię archiwalną poza systemem.
Pomagamy zaplanować i wykonać eksport starszych dokumentów, uporządkować je w czytelnej strukturze oraz zabezpieczyć zgodnie z wymaganiami dotyczącymi przechowywania dokumentacji księgowej.
Dlaczego warto archiwizować dane mimo pracy w chmurze
Comarch ERP XT przechowuje dane na serwerach dostawcy, jednak firmy często potrzebują niezależnej archiwizacji z kilku powodów: obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej przez określony czas wynikający z przepisów, potrzeby szybkiego dostępu do starych faktur bez logowania do systemu, a także jako dodatkowe zabezpieczenie na wypadek zmiany dostawcy oprogramowania w przyszłości.
Proces archiwizacji
Eksport dokumentów
Pomagamy wyeksportować z systemu dokumenty sprzedażowe, kosztowe i magazynowe za wskazany okres w formatach dostępnych w Comarch ERP XT (np. PDF dla faktur, arkusze dla zestawień i raportów).
Uporządkowanie struktury archiwum
Wyeksportowane dane porządkujemy w logicznej strukturze folderów – według lat, miesięcy i typów dokumentów – co znacznie ułatwia późniejsze odnalezienie konkretnej faktury czy raportu bez konieczności przeszukiwania systemu.
Zabezpieczenie archiwum
Zarchiwizowane dane zapisujemy w co najmniej dwóch niezależnych lokalizacjach – np. na lokalnym dysku firmowym oraz w chmurze – aby ograniczyć ryzyko utraty danych w razie awarii jednego z nośników. W przypadku danych wrażliwych rekomendujemy dodatkowe zabezpieczenie hasłem lub szyfrowanie archiwum.
Weryfikacja kompletności
Po zakończeniu eksportu sprawdzamy, czy archiwum jest kompletne – czy liczba i zakres dokumentów zgadzają się z danymi w systemie, oraz czy pliki otwierają się poprawnie i nie są uszkodzone.
Archiwizacja a zamykanie okresów rozliczeniowych
Usługę tę często łączymy z końcem roku podatkowego lub zamknięciem okresu współpracy z danym kontrahentem – to naturalny moment na uporządkowanie i zabezpieczenie danych z minionego okresu, niezależnie od tego, że pozostają one dostępne również w samym systemie.
Co nie jest częścią archiwizacji w tym modelu
Archiwizacja, o której mowa, nie polega na kopiowaniu bazy danych systemu – taka baza nie istnieje lokalnie i jest zarządzana przez Comarch. Naszym zadaniem jest przygotowanie użytecznej, niezależnej kopii dokumentów w formatach dostępnych dla użytkownika, a nie kopii technicznej infrastruktury dostawcy.
Dla kogo jest ta usługa
- firm zamykających rok podatkowy i porządkujących dokumentację,
- przedsiębiorców kończących współpracę z danym kontrahentem lub biurem rachunkowym,
- klientów chcących mieć niezależny dostęp do starych faktur bez logowania do systemu,
- firm przygotowujących się do ewentualnej zmiany oprogramowania w przyszłości.
Podsumowanie
Archiwizacja danych z Comarch ERP XT to w praktyce uporządkowany eksport dokumentów poza system – prosty, ale często pomijany krok, który ułatwia porządek księgowy i daje dodatkowe poczucie bezpieczeństwa niezależnie od chmurowej natury systemu.
