Błędy w danych rejestrowych firmy w Comarch ERP XT – nieprawidłowy NIP, błędna nazwa w KRS, zły adres siedziby – mogą prowadzić do odrzucenia faktur przez kontrahentów, problemów z deklaracjami podatkowymi lub błędów w JPK. Korekta danych rejestrowych wymaga szczególnej uwagi, by historyczne dokumenty pozostały ważne. Opisujemy właściwą procedurę korekty.
Kiedy dane rejestrowe wymagają korekty
Dane rejestrowe firmy w Comarch ERP XT wymagają aktualizacji lub korekty gdy: firma zmieniła adres siedziby lub oddziału, nastąpiła zmiana nazwy firmy (przekształcenie, rebranding), zmienił się NIP (np. po przekształceniu spółki), zmieniły się dane zarządu wymagane na niektórych dokumentach, wykryto błąd w pierwotnie wprowadzonych danych (np. literówka w nazwie). Każda zmiana ma różne konsekwencje dla historycznych dokumentów.
Korekta literówki w nazwie firmy
Jeżeli nazwa firmy w Comarch XT zawiera literówkę (np. „Techno Serwis" zamiast „TechnoSerwis"), możesz ją poprawić bezpośrednio w Ustawienia → Dane firmy. Nowa nazwa będzie stosowana dla wszystkich nowo wystawianych dokumentów. Historyczne faktury z literówką technicznie wymagałyby not korygujących od nabywców – jednak jeżeli pomyłka była nieistotna (pomyłka w dodatkowych słowach, nie w nazwie handlowej ani NIP), kontrahenci zazwyczaj nie wymagają korekty. Skonsultuj z doradcą podatkowym, czy konkretna literówka wymaga formalnej korekty.
Zmiana NIP po przekształceniu spółki
Zmiana NIP w Comarch XT to poważna operacja. W polu NIP w Ustawienia → Dane firmy wpisz nowy numer. Pamiętaj: wszystkie faktury wystawione po zmianie będą miały nowy NIP, faktury przed zmianą – stary. Jeżeli firma przeszła pełne przekształcenie (np. JDG → sp. z o.o.), może być wskazane założenie nowej subskrypcji XT dla nowego podmiotu, z czystą kartą dokumentów, zamiast kontynuowania w starym koncie. Stare konto XT z danymi JDG zachowaj jako archiwum.
Aktualizacja numerów rejestrowych (REGON, KRS)
REGON i KRS to dane pomocnicze w Comarch XT – nie wpływają bezpośrednio na wystawianie dokumentów, ale są wyświetlane na wydrukach i mogą być wymagane przez niektórych kontrahentów. Zaktualizuj je w Ustawienia → Dane firmy. Zmiana REGON lub KRS zazwyczaj wynika z restrukturyzacji spółki. Weryfikuj aktualność tych danych co roku – zmiany w KRS wchodzą w życie po wpisie przez sąd rejestrowy, co może trwać kilka tygodni od złożenia wniosku.
Dane na dokumentach a dane w KSEF
Krajowy System e-Faktur (KSEF) weryfikuje zgodność danych sprzedawcy na fakturze z danymi zarejestrowanymi w systemie MF. Niezgodność NIP lub nazwy firmy (po zmianie niezaktualizowanej w XT) może spowodować odrzucenie faktury przez KSEF. Comarch ERP XT przy integracji z KSEF automatycznie przesyła NIP z konfiguracji Danych firmy – upewnij się, że jest aktualny i zgodny z rejestrem podatników VAT.
Historyczne faktury z błędnymi danymi rejestratorowymi
Faktury wystawione z błędnymi danymi rejestratorowymi (np. stary adres przed zmianą siedziby) są ważne prawnie, jeżeli identyfikują poprawnie sprzedawcę przez NIP. Adres na fakturze to informacja dodatkowa – jego zmiana (np. po przeprowadzce firmy) nie wymaga korygowania historycznych faktur. Wyjątek: jeżeli na fakturze widnieje błędny NIP lub błędna nazwa firmy prowadząca do nieidentyfikowalności sprzedawcy – wtedy wymagana jest nota korygująca od nabywcy lub faktura korygująca od sprzedawcy.
