Comarch ERP XT – konfiguracja powiadomień e-mail to usługa, w ramach której pomagamy prawidłowo ustawić i zdiagnozować powiadomienia wysyłane przez system – informacje o nowych dokumentach, statusach faktur w KSeF, przypomnieniach o płatnościach czy działaniach wymagających uwagi użytkownika.
Powiadomienia e-mail są jednym z tych elementów, które najczęściej sprawiają problemy nie z winy samego Comarch ERP XT, lecz z powodu ustawień skrzynki pocztowej, filtrów antyspamowych lub błędnie wpisanego adresu e-mail w profilu użytkownika.
Jakie powiadomienia oferuje Comarch ERP XT
System może wysyłać powiadomienia e-mail dotyczące m.in. nowych dokumentów kosztowych rozpoznanych przez OCR, statusu wysyłki i odbioru faktur w KSeF, zbliżających się terminów płatności, a także komunikatów bezpieczeństwa związanych z logowaniem na konto Comarch ID.
Konfiguracja powiadomień
Sprawdzenie i uzupełnienie adresu e-mail
Pierwszym krokiem jest weryfikacja, czy adres e-mail przypisany do konta jest poprawny i aktywny. Błędnie wpisany lub nieaktualny adres jest najczęstszą przyczyną braku otrzymywanych wiadomości.
Ustawienie zakresu powiadomień
Pomagamy dobrać, które zdarzenia mają generować powiadomienia dla danego użytkownika – nie każdy pracownik potrzebuje informacji o wszystkich typach zdarzeń, a nadmiar powiadomień prowadzi do ich ignorowania.
Powiadomienia dla wielu użytkowników
W firmach z kilkoma kontami konfigurujemy powiadomienia tak, aby trafiały do właściwych osób – np. status KSeF do księgowości, a przypomnienia o płatnościach do działu handlowego.
Diagnostyka braku powiadomień
Gdy klient zgłasza, że nie otrzymuje wiadomości z systemu, sprawdzamy kolejno najczęstsze przyczyny:
- folder spam/wiadomości-śmieci w skrzynce pocztowej – to najczęstsza przyczyna „zaginionych” powiadomień,
- reguły i filtry pocztowe ustawione przez użytkownika lub administratora skrzynki firmowej,
- poprawność adresu e-mail w ustawieniach konta Comarch ID,
- ewentualne blokady po stronie serwera pocztowego firmy (np. filtrowanie wiadomości z nieznanych domen),
- status usług Comarch na status.comarch.com – w rzadkich przypadkach opóźnienia w wysyłce powiadomień mogą wynikać z awarii po stronie dostawcy.
Dodanie nadawcy do zaufanych
Jeśli przyczyną jest filtr antyspamowy, pomagamy dodać domenę nadawcy wiadomości Comarch do listy zaufanych nadawców w skrzynce pocztowej klienta, co znacząco redukuje ryzyko ponownego trafiania powiadomień do spamu.
Powiadomienia a bezpieczeństwo konta
Zwracamy uwagę klientom, aby nie ignorowali powiadomień bezpieczeństwa – informacji o logowaniu z nowego urządzenia czy próbach zmiany hasła. Skonfigurowanie tych alertów tak, by trafiały na regularnie sprawdzaną skrzynkę, jest ważnym elementem ochrony konta.
Dla kogo jest ta usługa
- klientów, którzy nie otrzymują istotnych powiadomień z systemu,
- firm chcących uporządkować, kto i jakie informacje ma otrzymywać,
- użytkowników zgłaszających problemy z powiadomieniami o KSeF lub OCR.
Podsumowanie
Prawidłowa konfiguracja powiadomień e-mail poprawia codzienną obsługę systemu i pozwala szybciej reagować na ważne zdarzenia, takie jak błędy wysyłki faktur czy zbliżające się terminy płatności.
