Fakturowanie to jedna z kluczowych funkcji Comarch ERP XT, używana codziennie przez setki tysięcy firm. Błędy podczas wystawiania faktur – komunikaty walidacji, nieprawidłowe dane na dokumencie, niewystarczające stany magazynowe – mogą blokować pracę sprzedażową. Opisujemy najczęstsze problemy i jak je sprawnie rozwiązać.
Walidacja faktury – co blokuje zapisanie dokumentu
Comarch ERP XT sprawdza poprawność faktury przed zapisem. Najczęstsze przyczyny blokady: brak lub nieprawidłowy NIP nabywcy (wymagany dla faktur B2B), data sprzedaży późniejsza niż data wystawienia, brakujące pozycje faktury, pozycja z zerową ilością lub zerową ceną, nieprawidłowa stawka VAT dla wybranego towaru (np. stawka obniżona bez kodu GTU dla towarów objętych GTU), brakujące dane nabywcy wymagane przez KSEF. Każdy błąd jest opisany komunikatem walidacji przy próbie zapisania.
Kontrahent nie istnieje lub ma błędny NIP
Jeżeli przy wystawianiu faktury nie możesz znaleźć kontrahenta lub system zgłasza błąd NIP, sprawdź: czy kontrahent jest dodany do kartoteki w XT (Kontrahenci → szukaj po nazwie lub NIP), czy NIP w kartotece jest prawidłowy (10 cyfr, bez myślników – XT sam formatuje). Dodając nowego kontrahenta, skorzystaj z funkcji „Pobierz dane z GUS" – po wpisaniu NIP system automatycznie wypełnia dane z bazy REGON, minimalizując ryzyko błędów.
Błąd niewystarczającego stanu magazynowego
Comarch ERP XT w module Handel kontroluje stany magazynowe. Jeżeli przy fakturowaniu pojawia się błąd „Niewystarczający stan magazynowy", oznacza to, że ilość towaru na fakturze przekracza dostępne zasoby w magazynie. Sprawdź bieżący stan towaru w Magazyn → Stany magazynowe. Rozwiązania: wystawianie dokumentu PZ (przyjęcie zewnętrzne) uzupełniającego stan, sprawdzenie czy towar nie jest zarezerwowany przez inne zamówienia, lub (jeżeli XT jest skonfigurowany by zezwalać na ujemne stany) zmiana tej konfiguracji w Ustawienia → Magazyn.
Błędna stawka VAT lub brak stawki
Comarch ERP XT wymaga, by każda pozycja faktury miała przypisaną stawkę VAT. Jeżeli towary lub usługi mają nieprawidłowe stawki, edytuj ich kartoteki (Towary → wybierz towar → edytuj stawkę VAT). Przy usługach zwolnionych z VAT (np. usługi medyczne, edukacyjne) wybierz stawkę „ZW" i podaj podstawę prawną zwolnienia. Dla eksportu towarów poza UE wybierz stawkę 0% z kodem eksportu. Nieprawidłowa stawka VAT na fakturze to błąd podatkowy wymagający wystawienia faktury korygującej.
Duplikat numeru faktury
Comarch ERP XT automatycznie nadaje numery faktur z ustawionego schematu numeracji. Jeżeli pojawia się błąd duplikatu numeru, oznacza to konflikt w schemacie numeracji – np. ręczna edycja numeru faktury przez użytkownika spowodowała kolizję. Sprawdź ostatnio wystawione faktury pod kątem przerw w numeracji i ręcznie edytowanych numerów. Schemat numeracji konfiguruje się w Ustawienia → Numeracja dokumentów. Zalecamy nieedytowanie automatycznie nadanych numerów faktur.
Wysyłka faktury e-mailem – problemy z dostarczeniem
Comarch ERP XT pozwala wysyłać faktury PDF bezpośrednio z systemu na adres e-mail kontrahenta. Jeżeli e-mail z fakturą nie dociera, sprawdź: czy adres e-mail kontrahenta jest prawidłowy w kartotece, czy faktura jest w poprawnym statusie (Zatwierdzona – nie Robocza), logi wysyłki w historii dokumentu (ikona koperty przy fakturze). Problemy z dostarczeniem mogą wynikać z filtrów antyspamowych serwera pocztowego kontrahenta – zaproponuj wysyłkę przez KSEF (Krajowy System e-Faktur) jako alternatywę.
