Zmiana danych firmy – nazwy, adresu, NIP-u po restrukturyzacji lub korekcie błędu – wymaga aktualizacji w Comarch ERP XT, aby dokumenty wystawiane przez system miały poprawne dane. Zmiana formy prawnej, przekształcenie spółki lub zmiana siedziby to sytuacje wymagające szczególnej uwagi w konfiguracji systemu. Opisujemy, jak bezpiecznie zaktualizować dane firmy w XT.
Dane firmy wpływające na dokumenty w Comarch ERP XT
Comarch ERP XT wyróżnia dwa rodzaje danych firmowych: dane identyfikacyjne widoczne na dokumentach (faktury, umowy, wydruki) oraz dane subskrypcji (przypisane do konta Comarch). Dane na dokumentach konfiguruje się w Ustawienia → Dane firmy. Obejmują: pełna nazwa firmy, adres siedziby, NIP, REGON, KRS (jeżeli dotyczy), numer rachunku bankowego, dane kontaktowe. Każda faktura wystawiona przez XT pobiera dane z tej konfiguracji.
Zmiana NIP firmy – konsekwencje w systemie
Zmiana NIP (np. po przekształceniu spółki) to szczególnie delikatna operacja. W Comarch ERP XT zaktualizuj NIP w Ustawienia → Dane firmy. Pamiętaj, że faktury wystawione przed zmianą NIP zawierają stary numer – nie ma możliwości masowej zmiany historycznych dokumentów. Jeżeli zmiana NIP wynika z przekształcenia prawnego, rozważ założenie nowej subskrypcji XT dla nowego podmiotu i przeniesienie danych (migracja). Skonsultuj z doradcą podatkowym, jakie dokumenty wymagają korekty w takim przypadku.
Zmiana adresu siedziby firmy
Zmiana adresu w Ustawienia → Dane firmy jest prosta i natychmiast wpływa na nowo wystawiane dokumenty. Jednak upewnij się, że zaktualizowałeś adres we wszystkich miejscach: dane do wydruku faktur, dane korespondencyjne (mogą być inne niż siedziba), adres do e-Doręczeń jeżeli firma korzysta z tej usługi. Stary adres pozostaje na historycznych dokumentach – jest to prawidłowe, gdyż odzwierciedla stan faktyczny w chwili wystawienia dokumentu.
Zmiana nazwy firmy a dokumenty historyczne
Gdy firma zmienia nazwę handlową lub firmę (np. przekształcenie sp. z o.o. w S.A.), zaktualizuj nazwę w Ustawienia → Dane firmy. Nowa nazwa pojawi się na wszystkich nowo wystawianych dokumentach. Faktury historyczne pozostają z dawną nazwą – co jest zgodne z przepisami, gdyż faktura dokumentuje stan w chwili transakcji. Informuj kontrahentów o zmianie nazwy firmy, by wiedzieli, że jest to ta sama firma, tylko pod nową nazwą.
Konfiguracja numerów rachunków bankowych po zmianie konta
Po zmianie rachunku bankowego zaktualizuj go w Comarch ERP XT w sekcji Ustawienia → Rachunki bankowe. Dodaj nowy rachunek jako domyślny dla wystawianych faktur. Stary rachunek możesz zachować jako nieaktywny (dla historycznych rozrachunków) lub usunąć. Sprawdź też, czy numer rachunku jest poprawnie wyświetlany na wygenerowanych fakturach przed wysłaniem ich do kontrahentów. Nieprawidłowy IBAN na fakturze może uniemożliwić klientom prawidłowe wykonanie przelewu.
Dane subskrypcji XT a dane firmy na dokumentach
Dane subskrypcji Comarch ERP XT (przypisane do umowy z Comarch) mogą różnić się od danych wyświetlanych na dokumentach. Zmiana danych subskrypcji (np. adresu do fakturowania za subskrypcję XT) wymaga kontaktu z Comarch lub dystrybutorem systemu. Dane firmy widoczne na dokumentach wystawianych przez XT konfigurujesz samodzielnie w panelu systemu. To dwa niezależne zestawy danych – nie mylić ich.
