Prawidłowa i ciągła numeracja dokumentów sprzedaży w Comarch ERP XT ma znaczenie zarówno prawne (faktura musi mieć unikalny numer), jak i praktyczne (ułatwia archiwizację i odnajdowanie dokumentów). Problemy z numeracją – luki, duplikaty, nieprawidłowy format – wymagają szybkiej interwencji. Opisujemy dostępne metody korekty.
Schemat numeracji dokumentów w Comarch ERP XT
Comarch ERP XT pozwala konfigurować schematy numeracji dla każdego typu dokumentu (faktury sprzedaży, faktury zaliczkowe, faktury korygujące, WZ, PZ). Schemat definiuje się w Ustawienia → Numeracja dokumentów. Standardowy schemat faktury to np. FA/MM/RRRR/NNN, gdzie MM – miesiąc, RRRR – rok, NNN – kolejny numer. Licznik resetuje się automatycznie na początku roku lub miesiąca, zależnie od konfiguracji schematu.
Luka w numeracji – przyczyny i postępowanie
Luki w numeracji faktur (np. brakuje FA/05/2025/0045) powstają przez: anulowanie wystawionej faktury (numer jest zużyty i nie zostaje ponownie przydzielony), błąd techniczny przy zapisie dokumentu, import dokumentów z pominięciem numerów. Luka sama w sobie nie jest błędem technicznym – Comarch ERP XT działa prawidłowo. Dokumentuj jednak powód luki (np. notatka w systemie: „FA/05/2025/0045 – anulowana ze względu na błąd danych kontrahenta"). W razie kontroli skarbowej luka w numeracji będzie wymagała wyjaśnienia.
Zmiana schematu numeracji w trakcie roku
Zmiana schematu numeracji w trakcie roku obrachunkowego jest dopuszczalna, ale wymaga ostrożności. Nowy schemat będzie stosowany dla dokumentów od momentu jego aktywacji. Dokumenty wystawione przed zmianą zachowują stary format numerów. Jeżeli zmieniasz schemat, bo dotychczasowy powodował problemy (np. za krótki licznik), upewnij się, że nowy schemat nie generuje numerów kolidujących ze starymi. Comarch XT ostrzega przed konfliktem numeracji podczas konfiguracji.
Błąd duplikatu numeru faktury w KSEF
Od czasu wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF), faktury wysyłane do KSEF muszą mieć unikalny numer w skali całej firmy. Odrzucenie faktury przez KSEF z powodu duplikatu numeru jest poważnym błędem – faktura musi mieć inny numer. Comarch ERP XT automatycznie zarządza numeracją KSEF, ale jeżeli korzystasz równolegle z innego systemu fakturowania (co nie jest zalecane), numery mogą się pokrywać. Zawsze fakturuj ze jednego systemu, by uniknąć konfliktów numeracji KSEF.
Korekta numeracji po błędnej konfiguracji na początku roku
Jeżeli na początku roku licznik numeracji nie zresetował się i faktury kontynuują numerację z poprzedniego roku (np. FA/01/2025/0521 zamiast FA/01/2025/0001), sprawdź konfigurację schematu numeracji. Opcja „Resetuj licznik na początku roku" powinna być zaznaczona. Jeżeli błąd dotyczy już wystawionych faktur, możliwa jest korekta przez ręczną zmianę numeru (tylko dla niezatwierdzonych dokumentów) lub poprzez kontakt z pomocą Comarch w celu resetu licznika po stronie serwera.
Numeracja faktur zaliczkowych i końcowych
Faktury zaliczkowe i rozliczające zaliczkę mają powiązaną numerację. Faktura końcowa (rozliczająca zaliczkę) automatycznie nawiązuje do numeru faktury zaliczkowej. Comarch ERP XT zarządza tym powiązaniem automatycznie. Jeżeli numeracja faktur zaliczkowych się rozjechała (np. brakuje powiązania między zaliczką a dokumentem końcowym), sprawdź historię płatności w module Rozrachunki. Faktury zaliczkowe bez powiązanego dokumentu końcowego stanowią otwartą pozycję rozrachunkową.
