Dokumentacja kadrowo-płacowa podlega jednym z najdłuższych okresów przechowywania w firmie — liczonych w dziesięcioleciach. Jednocześnie codzienna praca odbywa się na danych z ostatnich miesięcy. Rozdzielenie tych dwóch zbiorów poprawia wydajność bez naruszania obowiązków.
Konfigurujemy archiwizację danych kadrowo-płacowych z zachowaniem pełnego dostępu do historii.
Okresy przechowywania
Ustalamy, jakie okresy obowiązują dla poszczególnych grup pracowników, bo różnią się w zależności od daty zatrudnienia.
Zakres archiwizacji
Wskazujemy, które lata i rodzaje danych mogą zostać wydzielone, a które muszą pozostać dostępne na bieżąco.
Dane potrzebne do naliczeń
Szczególną uwagę poświęcamy podstawom wymiaru i stażowi pracy — ich wydzielenie bez zabezpieczenia dostępu psuje kolejne rozliczenia.
Sposób wydzielenia
Dane archiwalne przenosimy do zbioru dostępnego do odczytu, tak aby bieżąca praca odbywała się na mniejszym wolumenie.
Dostęp do historii
Opisujemy, jak sięgnąć do archiwum, bo archiwum, do którego nikt nie umie wejść, jest równoznaczne z brakiem danych.
Zabezpieczenie
Archiwum obejmujemy kopiami zapasowymi i ochroną odpowiednią do charakteru danych.
Wydawanie dokumentów
Sprawdzamy, czy z archiwum da się wystawić zaświadczenia, o które występują byli pracownicy.
Powtarzalność
Ustalamy, co ile lat archiwizacja ma być powtarzana.
Zmiana programu w przyszłości
Przy planowanym przejściu na inne oprogramowanie sprawdzamy, czy dane archiwalne dadzą się z niego odczytać po zakończeniu korzystania z bieżącego programu. To pytanie zadaje się zwykle za późno, gdy licencja już wygasła.
