Symfonia Kadry i Płace – wdrożenie u nowego klienta to kompleksowa usługa dla firm, które dopiero rozpoczynają pracę z tym programem – zarówno tych, które wcześniej prowadziły kadry i płace ręcznie lub w innym systemie, jak i tych zmieniających dostawcę usługi informatycznej. Wdrożenie prowadzimy krok po kroku, tak aby przejście na nowy system nie zakłóciło bieżącej obsługi pracowników.
Proces obejmuje instalację programu, konfigurację danych firmy oraz przygotowanie kartotek pracowniczych gotowych do pracy od pierwszego dnia użytkowania.
Etapy wdrożenia
Wdrożenie Symfonii Kadry i Płace u nowego klienta prowadzimy w kilku uporządkowanych etapach, dzięki czemu firma zachowuje pełną kontrolę nad procesem i wie, na jakim etapie znajduje się przygotowanie systemu do pracy.
Instalacja i konfiguracja środowiska
Na początku instalujemy program na wskazanych stanowiskach i konfigurujemy lokalizację katalogów z danymi firmowymi na dysku. Ustalamy, które stanowiska będą korzystały z programu i w jaki sposób będą uzyskiwać dostęp do wspólnych danych kadrowo-płacowych.
Konfiguracja danych firmy
Wprowadzamy podstawowe dane firmy niezbędne do prawidłowego naliczania wynagrodzeń i sporządzania deklaracji – dane identyfikacyjne, numery rozliczeniowe, ustawienia dotyczące składek ZUS oraz konfigurację PPK, jeśli firma go stosuje.
Import lub wprowadzenie kartotek pracowników
W zależności od tego, skąd firma przenosi dane, kartoteki pracowników albo importujemy z poprzedniego systemu, albo wprowadzamy ręcznie na podstawie dostarczonej dokumentacji kadrowej. Uwzględniamy przy tym historię zatrudnienia, aktualne umowy, wymiary etatów oraz naliczone dotąd składniki wynagrodzenia, jeśli wdrożenie następuje w trakcie roku.
Konfiguracja list płac
Ustawiamy schematy naliczania wynagrodzeń zgodnie ze specyfiką firmy – rodzajami umów, składnikami wynagrodzenia, premiami czy dodatkami, tak aby pierwsza lista płac wygenerowana w nowym systemie była zgodna z rzeczywistością.
Testy przed uruchomieniem produkcyjnym
Przed przejściem na pracę produkcyjną wykonujemy testowe naliczenie listy płac i porównujemy wynik z danymi z poprzedniego systemu lub arkusza, z którego firma korzystała wcześniej. Pozwala to wychwycić ewentualne rozbieżności zanim program zacznie być podstawowym źródłem danych do wypłat.
Uprawnienia i szkolenie wstępne
Konfigurujemy uprawnienia dla poszczególnych operatorów zgodnie z ich zakresem obowiązków oraz przeprowadzamy wstępne szkolenie z podstawowej obsługi programu, aby zespół kadrowo-płacowy mógł samodzielnie rozpocząć pracę.
Wsparcie po wdrożeniu
Po uruchomieniu programu pozostajemy dostępni w okresie stabilizacji, gdy pojawiają się pytania wynikające z codziennej pracy w nowym systemie. Dzięki temu firma nie zostaje sama z nowym narzędziem w najbardziej krytycznym momencie, czyli podczas pierwszych rzeczywistych rozliczeń.
