Comarch ERP XT oferuje uproszczoną księgowość (KPiR, ryczałt) oraz pełną księgowość dla firm prowadzących Księgę Handlową. Błędy w księgowaniu – nieprawidłowe przypisanie do kategorii kosztów, błędne okresy, niespójności między modułami – wymagają interwencji. Opisujemy najczęstsze problemy i metody ich naprawy w systemie XT.
Tryby ewidencji w Comarch ERP XT
Comarch ERP XT obsługuje trzy tryby ewidencji: KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów – dla podatników PIT-36/36L), ryczałt ewidencjonowany (dla podatników na ryczałcie) oraz pełna księgowość (Ksiega Handlowa – dla podmiotów zobowiązanych do rachunkowości pełnej lub dobrowolnie ją prowadzących). Wybór trybu ewidencji dokonuje się przy konfiguracji konta i wpływa na dostępne moduły i raporty. Zmiana trybu w trakcie roku podatkowego jest możliwa, ale wymaga uzgodnienia z biurem rachunkowym.
Błędne przypisanie dokumentu do kategorii KPiR
W trybie KPiR każdy koszt przypisywany jest do jednej z 17 kolumn KPiR (zakup towarów, wynagrodzenia, pozostałe wydatki itd.). Jeżeli faktura kosztowa została przypisana do błędnej kolumny, korekta możliwa jest przez edycję dokumentu (zakupu/kosztu): otwórz dokument, zmień przypisanie do kolumny KPiR, zapisz. Jeżeli dokument jest z zamkniętego miesiąca, skontaktuj się z administratorem lub biurem rachunkowym – korekta może wymagać wystawienia dokumentu korygującego. Regularny przegląd KPiR przed zamknięciem miesiąca wyłapuje błędy zanim trafią do deklaracji.
Faktura kosztowa a faktura zakupowa – różnica w XT
Comarch ERP XT rozróżnia fakturę zakupową (dokumentuje zakup towarów do magazynu – wpływa na stany magazynowe) i fakturę kosztową (dokumentuje koszty firmowe bez wpływu na magazyn – paliwo, czynsz, telefon). Błędne użycie jednego zamiast drugiego powoduje: przy fakturze zakupowej wpisanej jako koszt – brak aktualizacji stanów magazynowych; przy fakturze kosztowej wpisanej jako zakupowa – sztuczny wzrost stanów magazynowych o pozycje niebędące towarem. Upewnij się, że operatorzy znają tę różnicę i używają właściwego formularza.
Data dokumentu a data kosztowa w KPiR
W Comarch ERP XT data zaksięgowania kosztu w KPiR może się różnić od daty wystawienia faktury. Zasada ogólna: koszty ujmuje się w KPiR w roku poniesienia (data wystawienia faktury) lub w roku, którego dotyczą (zasada memoriałowa). Wybór metody (kasowa lub memoriałowa) wpływa na to, w którym miesiącu koszt jest ujmowany. Sprawdź ustawienie w Ustawienia → Podatki → Metoda ujmowania kosztów. Błędne ustawienie metody powoduje przesunięcia kosztów między latami podatkowymi.
Podwójne zaksięgowanie faktury kosztowej
Zduplikowane faktury kosztowe (ta sama faktura wpisana dwukrotnie) zawyżają koszty w KPiR i mogą spowodować problemy podczas kontroli skarbowej. Comarch XT ostrzega przy próbie wprowadzenia faktury z numerem i NIP-em już istniejącym w bazie. Jeżeli duplikat przedostał się do systemu, znajdź go w Zakupy → Faktury kosztowe przez filtrowanie po numerze faktury i NIP dostawcy. Usuń duplikat (lub anuluj, jeżeli jest zatwierdzony) i zweryfikuj poprawność KPiR za dany miesiąc.
Uzgodnienie KPiR z rejestrem VAT
Suma zakupów w KPiR (kolumna zakupy) powinna być zgodna z łączną kwotą netto faktur w rejestrze VAT zakupów za ten sam okres. Rozbieżność wskazuje na faktury ujęte tylko w VAT ale nie w KPiR (lub odwrotnie). Sprawdź raport Uzgodnienie KPiR/VAT w Comarch XT (Raporty → Podatki → Uzgodnienie). Faktury zwolnione z VAT pojawiają się w KPiR ale nie w rejestrze VAT – to prawidłowe. Faktury zaliczkowe mogą mieć różne momenty ujęcia w VAT i KPiR.
