Schematy księgowe w Comarch ERP XT (dla firm prowadzących pełną Księgę Handlową) automatyzują przypisywanie kont do dokumentów – faktur sprzedaży, zakupów i operacji kasowo-bankowych. Prawidłowo skonfigurowane schematy eliminują ręczne dekretowanie i minimalizują ryzyko błędów księgowych. Opisujemy, jak budować i zarządzać schematami w systemie XT.
Schematy księgowe w module pełnej księgowości XT
Comarch ERP XT (moduł Pełna Księgowość) pozwala definiować schematy automatycznego dekretowania dla każdego typu dokumentu: faktura sprzedaży (przypis na konto przychodów i VAT należny), faktura zakupowa (koszty i VAT naliczony), operacja kasowa (konta kasy), operacja bankowa (konta rachunku bankowego), PK (Polecenie Księgowania – ręczne zapisy). Schematy konfiguruje się w Ustawienia → Księgowość → Schematy dekretacji.
Budowa schematu dekretacji – reguły i warunki
Schemat dekretacji składa się z reguł: dla każdej reguły definiujesz warunek (np. stawka VAT = 23%, typ towaru = usługa, kontrahent = eksport) i przypisanie kont (konto Wn i Ma, kwota lub procent). System sprawdza reguły w kolejności i stosuje pierwszą pasującą. Przykład schematu dla faktury sprzedaży 23% VAT: konto Wn: 200-KOD_KONTRAHENTA (należność), konto Ma: 700 (przychody), konto Ma: 221-1 (VAT należny). Każda reguła musi zapewniać bilansowość (suma Wn = suma Ma).
Testowanie schematu przed wdrożeniem
Przed aktywacją nowego schematu przetestuj go na kilku przykładowych dokumentach. W XT: otwórz dokument → Podgląd dekretacji (bez zapisywania). System pokaże, które konta zostaną użyte i jakie kwoty. Sprawdź, czy dekretacja jest poprawna: kwoty na właściwych kontach, bilansowość (Wn = Ma). Testuj na dokumentach różnych typów (sprzedaż krajowa, eksport, różne stawki VAT), by upewnić się, że schemat obsługuje wszystkie przypadki. Niezweryfikowany schemat może masowo generować błędne zapisy.
Schematy bankowe – automatyczne dekretowanie wyciągów
Osobna kategoria schematów w XT to schematy bankowe – reguły automatycznego dekretowania operacji z wyciągu bankowego. Przykład: przychodzący przelew z tytułem zawierającym „FA/" → konto Ma: 200-kontrahent (rozliczenie należności), konto Wn: 131 (rachunek bankowy). Dobrze skonfigurowane schematy bankowe pozwalają na automatyczne przeksięgowanie 80–90% operacji bankowych bez ingerencji operatora. Nieustrukturyzowane tytuły przelewów (bez numeru faktury) wymuszają ręczne przypisanie.
Aktualizacja schematów po zmianie planu kont
Każda zmiana numeru konta w planie kont wymaga przeglądu i aktualizacji schematów dekretacji odwołujących się do zmienionego konta. W XT: sprawdź listę schematów w Ustawienia → Schematy dekretacji i przejrzyj każdy schemat pod kątem zmienionych kont. Nieaktualne schematy będą generować błędy przy dekretacji (konto nieistniejące) lub zapisywać na złe konta (jeżeli stary numer konta został przydzielony nowej pozycji planu). Po każdej zmianie planu kont aktualizuj schematy natychmiast.
Podgląd zadekretowanych dokumentów
Po zadekretowaniu dokumentów sprawdź ich poprawność w KH przez Księgowość → Dziennik lub Obroty i salda. Dziennik pokazuje wszystkie zapisy chronologicznie – poszukaj niepasujących kwot lub kont. Obroty i salda (bilans próbny) pozwala zweryfikować, czy salda kont są zgodne z oczekiwaniami. Niezgodność bilansu (suma Wn ≠ suma Ma) wskazuje na błąd w schemacie generującym niezbilansowane zapisy – znajdź go przez filtrowanie dziennika po typie dokumentu.
