Przejście z innego systemu ERP lub programu fakturowania na Comarch ERP XT wymaga starannego zaplanowania migracji danych. Przeniesienie historii faktur, kartotek kontrahentów i stanów magazynowych bez błędów decyduje o ciągłości działalności firmy.
Co można zmigrować do Comarch ERP XT?
Comarch ERP XT umożliwia import: kartotek kontrahentów (z pliku CSV), katalogu towarów i usług (CSV), faktur sprzedaży (XML zgodny ze schematem XT lub Optima). Nie ma dedykowanego narzędzia do importu historii rozrachunków – salda otwarcia rozrachunków należy wprowadzić ręcznie jako dokumenty bilansu otwarcia lub przez import specjalnych dokumentów wejściowych.
Przygotowanie danych do migracji
Przed exportem danych z poprzedniego systemu należy wyczyścić bazę: usunąć duplikaty kontrahentów, zdezaktywować towary nieużywane, uzupełnić brakujące NIP-y. Migracja „brudnych" danych przenosi problemy do nowego systemu i zmusza do ponownego porządkowania. Warto poświęcić tydzień na oczyszczenie danych przed migracją zamiast miesiące na naprawianie ich po migracji.
Etapy migracji
Zalecana kolejność: 1) import katalogu towarów, 2) import kontrahentów (zależy od towarów w dokumentach), 3) import historii faktur sprzedaży i zakupu, 4) ręczne wprowadzenie sald otwarcia rozrachunków, 5) weryfikacja sum kontrolnych (czy suma faktur zmigrowanych = suma w starym systemie). Każdy etap należy zweryfikować przed przejściem do kolejnego.
Migracja w trakcie roku podatkowego
Migracja w trakcie roku podatkowego komplikuje sprawozdawczość VAT – część roku jest w starym systemie, część w nowym. Rekomendowane jest przeprowadzenie migracji na początku roku podatkowego lub na początku kwartału VAT, tak aby JPK_V7 za cały okres rozliczeniowy był generowany z jednego systemu. Jeśli migracja w trakcie roku jest nieunikniona, należy uzgodnić z biurem rachunkowym sposób łączenia danych z dwóch systemów w jednym pliku JPK.
Testowanie po migracji
Po zakończeniu importu danych należy przez 2–4 tygodnie równolegle sprawdzać dane w nowym systemie względem starego: porównywać raporty, weryfikować salda rozrachunków i stany magazynowe. Dopiero po potwierdzeniu spójności danych można definitywnie zaprzestać korzystania ze starego systemu.
