Regularny audyt danych w Comarch ERP XT pozwala wykryć błędy zanim przełożą się na nieprawidłowe deklaracje podatkowe lub rozbieżności z danymi biura rachunkowego. Dobrze przeprowadzony audyt to inwestycja, która chroni przed kosztownymi korektami.
Co obejmuje audyt danych w XT?
Audyt powinien obejmować cztery obszary: poprawność danych kontrahentów (NIP, adresy, duplikaty), spójność rejestrów VAT z wystawionymi fakturami, poprawność rozrachunków (czy każda faktura ma przypisaną płatność lub jest otwarta z uzasadnionej przyczyny) oraz zgodność stanów magazynowych z dokumentami przychodów i rozchodów.
Audyt danych kontrahentów
Pierwszym krokiem jest weryfikacja NIP-ów kontrahentów w bazie GUS lub CEIDG. Comarch ERP XT umożliwia weryfikację NIP kontrahenta przez Biały Wykaz Podatników VAT bezpośrednio z karty kontrahenta. Kontrahenci z błędnym lub brakującym NIP powinni być niezwłocznie zaktualizowani, szczególnie jeśli wystawiono im faktury VAT – błędny NIP na fakturze uniemożliwia odliczenie VAT przez nabywcę.
Audyt rejestrów VAT
Zestawienie sumy VAT z rejestru sprzedaży i zakupu należy porównać z wartościami na złożonych deklaracjach JPK_V7. Różnica może wynikać z faktur zaksięgowanych po wysyłce JPK (dotyczy głównie zakupów z późno nadesłanymi fakturami) – w takim przypadku różnica powinna trafić do korekty JPK za dany miesiąc lub do bieżącego JPK z odpowiednią datą ujęcia.
Audyt rozrachunków
Lista otwartych rozrachunków ze statusem „Zaległa" powyżej 90 dni wymaga weryfikacji – czy firma faktycznie nie otrzymała płatności (i podjęła działania windykacyjne), czy płatność wpłynęła, ale nie została rozliczona w systemie. Niezaksięgowane wpłaty powodują zawyżenie należności i mogą wypaczyć decyzje finansowe oparte na raporcie rozrachunków.
Dokumentowanie wyników audytu
Wyniki audytu warto dokumentować w formie krótkiego zestawienia: co sprawdzono, co znaleziono i jakie działania podjęto. Dokumentacja audytu jest dowodem staranności przy prowadzeniu ksiąg i może być pomocna podczas ewentualnej kontroli skarbowej lub rozmowy z biurem rachunkowym o zakresie prowadzonej ewidencji.
