Comarch ERP XT może wysyłać powiadomienia e-mail o kluczowych zdarzeniach: wystawieniu faktury, zbliżającym się terminie płatności czy upływie okresu subskrypcji. Prawidłowa konfiguracja skrzynek pocztowych i filtrów antyspamowych decyduje o tym, czy powiadomienia rzeczywiście docierają do adresata.
Rodzaje powiadomień w Comarch ERP XT
System wysyła powiadomienia w kilku sytuacjach: potwierdzenie wystawienia e-faktury do KSeF, powiadomienie o zbliżającym się terminie płatności (konfigurowane w ustawieniach rozrachunków), alert o wygasającej subskrypcji systemu oraz powiadomienia o zaproszeniu nowego użytkownika. Każda kategoria ma osobne ustawienia adresu docelowego.
Konfiguracja adresu e-mail do powiadomień
W Konfiguracja → Firma → Dane firmy należy uzupełnić adres e-mail kontaktowy firmy. To na ten adres trafiają powiadomienia o subskrypcji i alerty systemowe. Dla powiadomień o płatnościach adres odbiorcy jest pobierany z karty kontrahenta – dlatego ważne jest, aby karty kontrahentów miały aktualne adresy e-mail.
Konfiguracja wysyłki e-faktur do klientów
W menu Konfiguracja → E-mail można skonfigurować serwer SMTP do wysyłki faktur bezpośrednio z systemu. Zalecane jest użycie dedykowanego konta e-mail firmy (nie prywatnego konta Gmail), aby faktury nie trafiały do spamu odbiorców. W polu Serwer SMTP należy wpisać dane serwera poczty: adres, port (zazwyczaj 465 lub 587), nazwę użytkownika i hasło.
Szablony wiadomości e-mail
Comarch ERP XT umożliwia edycję treści e-maila, który jest wysyłany razem z e-fakturą. W Konfiguracja → E-mail → Szablony można dostosować temat wiadomości, powitanie oraz podpis. Szablon obsługuje tagi dynamiczne: {NrDokumentu}, {NazwaFirmy}, {KwotaDo Zapłaty}, {TerminPłatności} – wartości te są podstawiane automatycznie przy wysyłce.
Testowanie konfiguracji
Po skonfigurowaniu serwera SMTP warto wysłać wiadomość testową (opcja Wyślij testowy e-mail) i sprawdzić, czy dotarła na skrzynkę odbiorczą. Jeśli testowy e-mail nie dotarł, należy sprawdzić logi serwera SMTP po stronie dostawcy poczty – najczęstsze przyczyny to błędne hasło, zablokowany port przez firewall lub wymóg włączenia dostępu dla aplikacji zewnętrznych w ustawieniach skrzynki.
