Dane firmy w Comarch ERP XT to informacje wyświetlane na wszystkich generowanych dokumentach: fakturach, zamówieniach, raportach. Błędne lub niekompletne dane firmy prowadzą do problemów z fakturami wystawianymi kontrahentom i mogą być zakwestionowane przez urząd skarbowy. Opisujemy, jak prawidłowo skonfigurować dane firmy w systemie XT.
Dane firmy wymagane na fakturze VAT
Faktura VAT musi zawierać określone dane sprzedawcy zgodnie z art. 106e ustawy o VAT: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności, numer NIP poprzedzony prefiksem PL dla transakcji unijnych. Comarch ERP XT automatycznie umieszcza te dane na fakturach na podstawie konfiguracji w Ustawienia → Dane firmy. Niekompletne dane to błąd formalny faktury – nabywca może odmówić jej przyjęcia.
Konfiguracja podstawowych danych w XT
Wejdź w Ustawienia → Dane firmy i uzupełnij: Pełna nazwa firmy (zgodna z KRS lub CEIDG), NIP, REGON (opcjonalnie, ale zalecane), numer KRS (dla spółek), adres siedziby (ulica, numer, kod pocztowy, miasto), adres korespondencyjny (jeżeli inny niż siedziba), dane kontaktowe (telefon, e-mail, strona www – opcjonalne, ale przydatne na fakturze). Dane pobrane z GUS przez funkcję „Pobierz dane z GUS" są automatycznie wypełniane po wpisaniu NIP.
Logo firmy na dokumentach
Comarch ERP XT pozwala dodać logo firmy wyświetlane na wydrukach dokumentów (faktury, zamówienia). Wejdź w Ustawienia → Wygląd dokumentów → Logo firmy → Wgraj plik. Akceptowane formaty: PNG, JPG, maksymalny rozmiar pliku to zazwyczaj 2 MB. Logo powinno być w wysokiej rozdzielczości (minimum 300 DPI dla druku) i mieć białe tło lub być w formacie PNG z przezroczystym tłem. Dostosuj rozmiar i pozycję logo w kreatorze szablonu wydruku.
Konfiguracja wielu lokalizacji firmy
Jeżeli firma prowadzi działalność w wielu miejscach (np. główna siedziba + oddziały handlowe), Comarch XT pozwala zdefiniować dodatkowe adresy lokalizacji (Ustawienia → Lokalizacje). Każda lokalizacja może mieć swoje dane kontaktowe i być przypisana do dokumentów generowanych w danym oddziale. Faktury z oddziału mogą mieć inny adres dostawy lub adres korespondencyjny, ale NIP sprzedawcy pozostaje jeden – firmowy.
Dane bankowe na fakturze
Numer rachunku bankowego na fakturze to kluczowa informacja dla kontrahenta dokonującego płatności. Wejdź w Ustawienia → Rachunki bankowe i upewnij się, że właściwy rachunek jest oznaczony jako „domyślny do wydruku na fakturach". Jeżeli firma ma kilka rachunków (np. PLN i EUR), skonfiguruj, który rachunek jest wyświetlany domyślnie, a który dla faktur walutowych. Nieprawidłowy IBAN na fakturze może skutkować płatnościami na zły rachunek.
Stopka e-mail z danymi firmy
Faktury wysyłane z Comarch ERP XT przez e-mail mogą mieć spersonalizowaną stopkę z danymi firmy. Konfiguracja w Ustawienia → Szablony e-mail → edytuj treść e-maila dla faktury. Stopka powinna zawierać: pełne dane rejestrowe firmy (nazwa, NIP, adres, KRS/CEIDG), dane kontaktowe (telefon, e-mail, www), opcjonalnie informację o ubezpieczeniu OC, certyfikatach lub specjalizacjach. Profesjonalna stopka buduje wiarygodność firmy i ułatwia kontrahentom kontakt.
