Kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Państwowej Inspekcji Pracy może być stresującym doświadczeniem, szczególnie gdy dokumentacja kadrowo-płacowa nie jest kompletna lub dane w Symfonii zawierają błędy. Staranne przygotowanie do kontroli – weryfikacja danych, uzupełnienie braków, zebranie dokumentacji – znacząco zmniejsza ryzyko sankcji. Pomagamy firmom przygotować się do obu rodzajów kontroli.
Zakres kontroli ZUS i co sprawdzają kontrolerzy
Kontrolerzy ZUS weryfikują przede wszystkim: prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczeń (ZUA, ZWUA), rzetelność deklaracji rozliczeniowych (DRA, RCA), poprawność ustalania podstawy wymiaru składek oraz prawidłowość korzystania ze zwolnień i ulg (np. zwolnienie ze składek dla osób do 26 lat, ulga na start dla nowych przedsiębiorców). Kompletujemy i weryfikujemy wszystkie te elementy w Symfonii.
Zakres kontroli PIP i dokumentacja pracownicza
Inspektor PIP sprawdza przede wszystkim dokumentację pracowniczą: umowy o pracę, świadectwa pracy, listy płac, ewidencję czasu pracy, rejestr urlopów, dokumentację BHP i szkoleniową. Weryfikujemy, czy Symfonia zawiera kompletne dane i czy drukowane z niej dokumenty są zgodne z wymaganiami Kodeksu pracy i rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.
Weryfikacja ewidencji czasu pracy
Ewidencja czasu pracy jest jednym z najważniejszych dokumentów sprawdzanych przez PIP. Weryfikujemy, czy ewidencja w Symfonii jest kompletna za wymagany okres (zwykle 3 lata wstecz), czy zawiera wszystkie wymagane elementy i czy jest spójna z listami płac. W razie braków uzupełniamy ewidencję na podstawie dostępnych danych.
Dokumentacja urlopowa i absencji
Kontrolerzy PIP sprawdzają, czy pracownicy korzystali z należnych im urlopów wypoczynkowych i czy urlopy były prawidłowo ewidencjonowane. Weryfikujemy salda urlopowe w Symfonii, identyfikujemy pracowników z zaległymi urlopami i przygotowujemy zestawienie pokazujące historię udzielonych urlopów za kontrolowany okres.
Symulacja kontroli przed jej rozpoczęciem
Proponujemy przeprowadzenie wewnętrznej symulacji kontroli: sprawdzamy dokumentację zgodnie z listami kontrolnymi stosowanymi przez ZUS i PIP i identyfikujemy obszary wymagające uzupełnienia. Taka profilaktyczna kontrola pozwala naprawić problemy, zanim zrobi to zewnętrzny kontroler.
