Ewidencja pracowników jest podstawą wszystkich pozostałych danych: naliczeń, zgłoszeń do ubezpieczeń, dokumentacji i raportów. Braki w danych osobowych, nieaktualne adresy albo błędne daty zatrudnienia przenoszą się na wszystko, co z nich wynika.
Porządkujemy ewidencję pracowników i doprowadzamy ją do zgodności z dokumentami w aktach.
Kompletność danych
Sprawdzamy wypełnienie pól wymaganych do naliczeń, zgłoszeń i sprawozdawczości oraz wskazujemy braki.
Dane identyfikacyjne
Weryfikujemy poprawność numerów identyfikacyjnych i dat urodzenia, bo błąd w tym miejscu blokuje deklaracje.
Duplikaty
Wyszukujemy osoby wprowadzone dwukrotnie — najczęściej po ponownym zatrudnieniu po przerwie.
Historia zatrudnienia
Sprawdzamy ciągłość okresów zatrudnienia, bo od niej zależy staż pracy i uprawnienia urlopowe.
Zgodność z aktami
Porównujemy dane w programie z dokumentami w aktach pracowniczych i wskazujemy rozbieżności.
Osoby niezatrudnione
Ustalamy sposób oznaczania byłych pracowników, tak aby dane pozostały dostępne przez wymagany okres, ale nie zaburzały bieżących zestawień.
Ochrona danych
Sprawdzamy zakres gromadzonych informacji pod kątem tego, czy wszystkie są rzeczywiście potrzebne.
Zasady na przyszłość
Ustalamy, które pola muszą być wypełnione przy zatrudnieniu nowej osoby.
Okresy przechowywania
Ustalamy, jak długo dane byłych pracowników mają pozostać w programie, w oparciu o obowiązujące okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Usunięcie ich przedwcześnie jest równie kłopotliwe jak przechowywanie bez podstawy.
