Dokumenty WZ (wydanie zewnętrzne) i PZ (przyjęcie zewnętrzne) są podstawą ewidencji magazynowej w Symfonii Handel – błędy w tych dokumentach bezpośrednio zaburzają stany magazynowe i rozrachunki z kontrahentami. Diagnozujemy i naprawiamy błędy przy wystawianiu, zatwierdzaniu i anulowaniu dokumentów WZ i PZ, dbając o spójność między ewidencją magazynową a fakturową.
Zależność między WZ/PZ a fakturami
W Symfonii Handel dokument WZ (wydanie magazynowe) i Faktura VAT są ze sobą powiązane: WZ generuje ruch magazynowy (rozchód), faktura generuje należność. Mogą być wystawiane jednocześnie lub osobno (WZ → Faktura lub Faktura → WZ). Błędy w tej zależności: WZ bez powiązanej faktury (towar wydany, ale niezafakturowany), faktura bez WZ (faktura wystawiona, ale towar nie wydany z magazynu). Oba przypadki zaburzają stany magazynowe lub rozrachunki.
Naprawa WZ bez powiązanej faktury
WZ wystawione bez faktury powoduje, że towar wyszedł z magazynu, ale nie ma należności od odbiorcy. Identyfikujemy WZ bez powiązanej faktury przez raport "niezafakturowanych WZ" w Symfonii Handel. Dla każdego takiego WZ wystawiamy fakturę VAT lub (jeśli towar wrócił) dokument PW korygujący. Analizujemy, dlaczego WZ zostało wystawione bez faktury – może wskazywać na błąd procesu lub celowe rozdzielenie wydania i fakturowania (np. konsygnacja).
Naprawa PZ bez powiązanej faktury zakupu
PZ bez powiązanej faktury zakupowej zwiększa stany magazynowe bez rejestracji zobowiązania wobec dostawcy. Identyfikujemy PZ bez powiązanej faktury zakupu przez raport niezafakturowanych przyjęć. Powiązujemy zaległe faktury zakupu z PZ lub (jeśli faktura nie wpłynęła) rozliczamy przejściowo przez konto rozliczeń międzyokresowych zgodnie z zasadami rachunkowości. Monitorujemy niezafakturowane PZ jako pozycję wymagającą regularnego wyjaśniania.
Anulowanie WZ i jego skutki
Anulowanie WZ w Symfonii Handel cofnięcie ruchu magazynowego – towar wraca na stan. Wymaga to wcześniejszego anulowania powiązanej faktury lub wystawienia faktury korygującej. Sprawdzamy, czy Symfonia Handel blokuje anulowanie WZ dla faktur już opłaconych lub wyeksportowanych do FK (zależy od konfiguracji). Naprawiamy przypadki WZ anulowanych bez korekty faktury – pozostawiają otwartą należność przy faktycznie zwróconym towarze.
Naprawa błędów przy korektach WZ i PZ
Korekta WZ (np. zmienna ilość przy zwrocie częściowym) wymaga wystawienia korekty WZ i powiązanej korekty faktury. Konfigurujemy w Symfonii Handel mechanizm korekty: wybór oryginalnego WZ, wskazanie korygowanej pozycji i ilości, automatyczne powiązanie korekty z oryginalnym dokumentem. Weryfikujemy, że korekta WZ aktualizuje stan magazynowy (zwiększa o zwróconą ilość) i że korekta faktury prawidłowo zmniejsza należność kontrahenta.
Zgodność PZ z zamówieniami do dostawców
PZ wystawiane do zamówień do dostawców (ZD) powinno prawidłowo zamykać lub częściowo rozliczać zamówienie. Konfigurujemy mechanizm powiązania PZ z ZD: po wystawieniu PZ system aktualizuje status zamówienia (zrealizowane częściowo lub w całości), zamówienie częściowo zrealizowane pozostaje otwarte dla kolejnych dostaw. Identyfikujemy zamówienia z rozbieżnością między zamówioną a przyjętą ilością i wyjaśniamy z dostawcą.
