Rozbieżność między stanem magazynowym w Symfonii Handel a stanem faktycznym na półce oznacza, że handlowcy sprzedają towar, którego nie ma, albo nie sprzedają tego, który leży. Przyczyną rzadko jest sam program — częściej dokumenty wystawione po fakcie, korekty ujęte tylko po jednej stronie albo przyjęcia zarejestrowane z opóźnieniem.
Doprowadzamy stany magazynowe do zgodności z rzeczywistością i wskazujemy, gdzie powstaje różnica.
Ustalenie skali
Zaczynamy od zestawienia towarów, na których występuje różnica, i sprawdzenia, czy dotyczy pojedynczych pozycji, czy całych grup. To rozstrzyga, czy szukać błędu w dokumentach, czy w konfiguracji.
Najczęstsze przyczyny
Dokumenty pozostawione w buforze, wydania bez odpowiadającego dokumentu magazynowego, korekty ilościowe ujęte tylko na fakturze, przesunięcia międzymagazynowe zaksięgowane jednostronnie oraz towar wydany fizycznie przed wystawieniem dokumentu.
Doprowadzenie do zgodności
Uzupełniamy brakujące dokumenty i poprawiamy błędne, a rzeczywiste niedobory i nadwyżki ujmujemy dokumentami inwentaryzacyjnymi, po uzgodnieniu z osobą odpowiedzialną za magazyn.
Utrzymanie porządku
Wskazujemy miejsca w obiegu dokumentów, które pozwalały różnicom powstawać, i proponujemy zmiany ograniczające ich powrót.
Inwentaryzacja jako punkt odniesienia
Przy dużych rozbieżnościach jedynym pewnym sposobem jest spis z natury. Pomagamy przygotować go tak, aby wynik dało się wprowadzić do programu bez ręcznego przepisywania i bez zatrzymywania sprzedaży na kilka dni.
Kontrola bieżąca
Po uporządkowaniu proponujemy okresowe sprawdzanie wybranych grup towarowych zamiast jednej inwentaryzacji rocznej. Różnice wychodzą wtedy, gdy jeszcze da się ustalić ich przyczynę.
