Plik JPK_FA generowany na żądanie organu kontroli skarbowej wymaga odpowiednich ustawień Symfonii Handel i weryfikacji kompletności danych. Pomagamy poprawnie wygenerować plik JPK_FA za żądany okres, zwalidować go przed przesłaniem i w razie potrzeby przygotować korektę – tak by dokumentacja spełniała wymagania Ministerstwa Finansów i nie wzbudzała dodatkowych pytań kontrolerów.
Wymogi dotyczące JPK_FA
JPK_FA jest generowany wyłącznie na żądanie organu kontroli lub postępowania podatkowego – nie jest wysyłany cyklicznie jak JPK_V7. Żądanie może dotyczyć dowolnego okresu czasu i może obejmować faktury sprzedaży, faktury zakupu lub oba typy. Termin na dostarczenie pliku wynosi co do zasady 3 dni od doręczenia żądania – choć organ może wyznaczyć dłuższy termin na wniosek podatnika wykazującego uzasadnione trudności techniczne.
Generowanie pliku JPK_FA z Symfonii Handel
W Symfonii Handel wybieramy funkcję eksportu JPK (zazwyczaj w menu Narzędzia lub Ewidencje), wskazujemy typ JPK_FA i definiujemy parametry: okres (daty od-do), typ faktur (sprzedaż, zakup lub oba), ewentualny filtr na konkretny magazyn lub serię dokumentów. Sprawdzamy wersję schematu JPK_FA wymaganą przez żądanie kontroli. Generujemy plik i weryfikujemy jego rozmiar (plik 0 bajtów lub kilka bajtów wskazuje na błąd).
Weryfikacja wygenerowanego pliku
Weryfikujemy wygenerowany plik na kilku poziomach. Schematyczna poprawność XML: walidacja przez narzędzie MF lub klienta JPK. Kompletność: liczba faktur w JPK musi odpowiadać liczbie faktur w rejestrze Symfonii za ten sam okres. Spójność kwot: sumy VAT z JPK_FA muszą zgadzać się z sumami VAT w rejestrze VAT. Poprawność NIP: sprawdzamy próbkę NIP-ów kontrahentów w pliku przez API weryfikacji GUS lub portal podatkowy.
Przesyłanie JPK_FA do organu
Plik JPK_FA przesyłamy do organu kontroli w sposób określony w żądaniu: najczęściej przez dedykowane narzędzie przesyłania JPK (Klient JPK_WS) z podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, lub na zabezpieczonym nośniku USB w przypadku kontroli stacjonarnej. Przechowujemy potwierdzenie przesłania i ewentualne UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) jako dowód przekazania pliku w terminie.
Korekta JPK_FA
Jeśli po przesłaniu okaże się, że plik zawiera błędne lub niekompletne dane, przygotowujemy korektę. Korygujący JPK_FA zawiera korygowane faktury z kompletem danych (nie tylko zmienionymi polami) oraz nowe faktury nieujęte w pierwotnym pliku. Plik korekty oznaczamy odpowiednim typem (Korekta) i dołączamy pismo wyjaśniające do organu. Sprawdzamy, że korekta nie zmienia kwot podatku – jeśli tak, może być wymagana korekta deklaracji VAT.
Archiwizacja i przechowywanie JPK_FA
Wygenerowane pliki JPK_FA przechowujemy w katalogu archiwalnym razem z potwierdzeniami przesłania, żądaniami organu i korespondencją dotyczącą kontroli. Pliki XML archiwizujemy w formacie nienaruszalnym (z sumą kontrolną) przez okres wymagany przepisami o przechowywaniu dokumentów podatkowych. Utrzymujemy możliwość regeneracji pliku z Symfonii Handel za kontrolowany okres przez cały wymagany okres przechowywania.
