Prawidłowa, ciągła numeracja dokumentów handlowych jest wymogiem prawa podatkowego i kluczowym elementem porządku w Humansoft HermesSQL. Przerwy w numeracji, zdublowane numery lub błędne serie dokumentów mogą skutkować problemami podczas kontroli skarbowej i utrudniać księgowanie.
Przyczyny zaburzeń numeracji są różne: przerwa w pracy przy wystawianiu dokumentu, awaria systemu podczas zapisywania, błędna konfiguracja serii lub ręczna ingerencja w bazę. Nasz serwis koryguje numerację dokumentów w HermesSQL, zachowując pełną zgodność z przepisami.
Rodzaje problemów z numeracją
Problemy z numeracją dokumentów w HermesSQL objawiają się na kilka sposobów:
- Pominięte numery w serii – luka w sekwencji (np. FV/2024/001, FV/2024/003 – brak FV/2024/002)
- Zdublowane numery – ten sam numer przypisany do dwóch dokumentów
- Dokumenty z numerem „0" lub pustym numerem – nieukończony zapis
- Błędna seria dokumentów – dokument przypisany do nieodpowiedniej serii lub oddziału
- Resetowanie licznika w środku roku – numer zaczyna się od 1 bez zmiany roku
Korekta i wyjaśnienie przyczyn
Każdą korektę numeracji poprzedza analiza historii dokumentów – sprawdzamy, czy brakujący lub zdublowany numer to wynik błędu systemowego, czy też świadomej operacji. W wielu przypadkach „brakujące" numery odpowiadają dokumentom anulowanym lub przerwanych sesjom wystawiania.
Jeśli korekta jest konieczna, wykonujemy ją zgodnie z zasadami prawa podatkowego. W przypadku duplikatów – weryfikujemy oba dokumenty i decydujemy o anulowaniu lub korekcie wraz z klientem. Konfigurujemy też liczniki serii dokumentów, by przyszłe dokumenty były poprawnie numerowane.
Zapobieganie w przyszłości
Konfigurujemy alertowanie w przypadku wykrycia duplikatu numeru oraz włączamy blokadę cofnięcia licznika numeracji, jeśli taka opcja jest dostępna w posiadanej wersji HermesSQL. Rekomendujemy też regularne raporty kontrolne numeracji po zamknięciu każdego miesiąca.
