Dokumenty handlowe – faktury sprzedaży, zamówienia, paragony, faktury zakupu, korekty – stanowią rdzeń pracy w Humansoft HermesSQL. Błędy w dokumentach mogą oznaczać niepoprawne kwoty podatku VAT, błędnie naliczone rabaty, nieprawidłowe powiązania z magazynem lub problemy z drukowaniem. Każda taka nieprawidłowość ma potencjalnie poważne konsekwencje finansowe i podatkowe.
Nasz serwis diagnozuje i naprawia błędy dokumentów handlowych w HermesSQL, przywracając spójność danych bez naruszania historii operacji i dokumentacji podatkowej.
Typowe błędy dokumentów handlowych w HermesSQL
Błędy dokumentów mogą wynikać zarówno z błędów użytkownika, jak i z awarii systemu:
- Dokument zawieszony w stanie „w realizacji" – nie można go zatwierdzić ani anulować
- Błędnie naliczony VAT wskutek nieprawidłowej konfiguracji kartotek towarowych
- Duplikaty numerów dokumentów przy przerwanym transakcji bazodanowej
- Dokument bez powiązania z magazynem – sprzedano pozycję bez rozchodu
- Błędne kwoty na korekcie faktury – niezgodność z dokumentem korygowanym
- Niemożność wydruku dokumentu z powodu uszkodzonego szablonu
Jak naprawiamy błędne dokumenty
Naprawa wymaga szczegółowej analizy stanu dokumentu w bazie danych. Sprawdzamy tablice powiązań, statusy pozycji i stan transakcji. W zależności od rodzaju błędu stosujemy: korektę stanu dokumentu przez SQL (przy pełnym zachowaniu historii), odtworzenie powiązania z magazynem lub korektę danych podatkowych.
Kluczowa zasada: każda ingerencja w dane dokumentów jest poprzedzona backupem bazy, a wszystkie zmiany są dokumentowane. Nie usuwamy dokumentów bez wyraźnej zgody klienta – zamiast tego korygujemy je w zgodzie z przepisami prawa podatkowego (korekty, storno).
Prewencja błędów
Wiele błędów dokumentów wynika z nieodpowiedniej konfiguracji systemu lub braku szkoleń. Rekomendujemy regularne szkolenia użytkowników oraz wdrożenie kontroli jakości dokumentów (np. raporty niespójności) uruchamianej automatycznie po zamknięciu dnia sprzedażowego.
