Kontrola skarbowa lub podatkowa to sytuacja, do której każda firma powinna być przygotowana. W kontekście Comarch ERP Optima przygotowanie oznacza: zapewnienie dostępności danych historycznych, zdolność do szybkiego wygenerowania żądanych plików JPK, a także przegląd danych pod kątem potencjalnych nieprawidłowości zanim zrobi to kontrolujący. Opisujemy, jak profesjonalnie przygotować system do kontroli.
Jakich danych może żądać kontrola skarbowa z Optimy
Organy kontrolne mogą zażądać danych z Comarch ERP Optima w formie: plików JPK (JPK_V7 za wskazane okresy, JPK_FA za wskazane okresy, JPK_KR za wskazane lata, JPK_MAG jeżeli prowadzony jest magazyn, JPK_WB – wyciąg bankowy), wydruków z Ksiąg Rachunkowych (bilans, zestawienie obrotów i sald, dziennik zapisów za wskazany okres), dokumentów źródłowych (faktury, umowy – mogą być w formie elektronicznej lub papierowej). Termin na dostarczenie JPK na żądanie to zazwyczaj 3 dni robocze – przygotuj się zawczasu.
Weryfikacja poprawności danych przed kontrolą
Przed zapowiadaną kontrolą przeprowadź wewnętrzny audyt: sprawdź kompletność rejestrów VAT (brak luk, wszystkie faktury zaewidencjonowane), zweryfikuj poprawność kodów GTU i procedur JPK_V7 (szczególnie dla transakcji powyżej 15 000 zł), sprawdź zgodność zeznań CIT z danymi w Optima (przychody i koszty), zweryfikuj ewidencję środków trwałych (wszystkie ŚT w ewidencji, prawidłowe stawki amortyzacji). Korekty przed kontrolą są legalne i wskazane – lepiej samemu wykryć i naprawić błąd, niż zostać zmuszonym do korekty przez kontrolę z odsetkami.
Generowanie JPK na żądanie kontrolującego
Comarch ERP Optima pozwala wygenerować wszystkie wymagane struktury JPK z historycznych danych. Przejdź do Raporty → JPK, wybierz żądaną strukturę (V7, FA, KR, MAG, WB), wskaż okres i generuj. Pamiętaj: JPK_KR za zamknięte lata wymaga, by dane za te lata były dostępne w aktywnej bazie lub w archiwum. Jeżeli rok został zarchiwizowany i usunięty z aktywnej bazy, konieczne jest jego odtworzenie z archiwum na czas generowania JPK. Archiwum przechowuj i testuj regularnie.
Dostęp kontrolującego do systemu Optima
Kontrolujący może żądać bezpośredniego dostępu do systemu ERP lub wglądu w dane w Twojej obecności. Jeżeli firma decyduje się udostępnić Optimę kontrolującemu, utwórz dedykowane konto operatora (np. KONTROLA) z prawem wyłącznie do odczytu, bez możliwości edycji dokumentów, drukowania list (chyba że żąda wydruków) i eksportu danych. Nigdy nie udostępniaj konta administratora ani konta z uprawnieniami zapisu – kontrolujący ma prawo do przeglądania danych, nie do ich modyfikacji.
Dokumentacja systemu dla celów kontrolnych
Dla celów kontrolnych warto posiadać aktualną dokumentację systemu Optima: politykę rachunkowości z opisem używanych metod (FIFO/LIFO, metoda kasowa VAT, stawki amortyzacji), schemat dekretacji dla głównych typów dokumentów, opis zastosowanych uprawnień i kontroli wewnętrznych w systemie. Biegły rewident lub kontrolujący może żądać tej dokumentacji jako podstawy dla oceny wiarygodności systemu. Comarch ERP Optima może być formalnie certyfikowana jako środowisko spełniające wymogi UoR.
Symulacja kontroli – przygotowanie pracowników
Pracownicy działu księgowości powinni wiedzieć: jak sprawnie wygenerować żądane pliki JPK, jak wydrukować zestawienia z dowolnego okresu, jak szybko znaleźć konkretną fakturę po numerze lub NIP kontrahenta, jak odpowiadać na standardowe pytania kontroli (nie udzielając niepotrzebnych informacji). Przeprowadź ćwiczenie symulujące kontrolę – wylosuj losowo kilka faktur i sprawdź, jak szybko pracownicy potrafią przedstawić pełny ślad dokumentacyjny (faktura → PK → wyciąg bankowy → rozliczenie). Wynikiem ćwiczenia powinien być krótki protokół z wnioskami i ewentualnymi lukami do uzupełnienia.
