Audyt poprawności danych księgowych w Comarch ERP Optima to kompleksowy przegląd spójności i kompletności ewidencji finansowej. Przeprowadzany regularnie – co kwartał lub rocznie – pozwala wykryć błędy zanim staną się problemem podczas zamknięcia roku lub kontroli skarbowej. Opisujemy zakres i metodykę przeprowadzania audytu systemu ERP.
Zakres audytu danych w Comarch ERP Optima
Kompleksowy audyt danych Optimy obejmuje: weryfikację bilansu (suma aktywów = suma pasywów), kontrolę rejestrów VAT (kompletność, poprawność kodów JPK, NIP-ów), sprawdzenie rozrachunków (brak niespójnych parowania, kompletność wiekowania należności), weryfikację stanów magazynowych (zgodność z KH), sprawdzenie ewidencji środków trwałych (wszystkie ŚT amortyzowane, brak niespójności z KH), kontrolę numeracji dokumentów (brak luk, brak duplikatów), weryfikację uprawnień operatorów.
Automatyczne narzędzia kontrolne w Optima
Comarch ERP Optima zawiera zestaw wbudowanych raportów kontrolnych: Kontrola integralności danych (Narzędzia → Kontrola) – sprawdza spójność wewnętrzną danych w bazie, Weryfikacja rejestru VAT – wykrywa błędy w ewidencji VAT, Kontrola rozrachunków – identyfikuje niespójne parowania płatności, Bilans próbny – weryfikuje bilansowość zapisów KH. Uruchamiaj te raporty co miesiąc, przed zamknięciem okresu.
Weryfikacja zgodności stanów magazynowych z Księgą Handlową
Wartość magazynu wykazana w raporcie Stany magazynowe (Magazyn → Raporty → Wartość magazynu) musi być zgodna z saldami kont magazynowych w Księdze Handlowej (konta 310, 330 lub inne zależnie od planu kont). Rozbieżność wskazuje na niezadekretowane dokumenty magazynowe lub błędne schematy dekretacji PZ/WZ. Porównaj kwoty: raport Wartość magazynu vs. Obroty i Salda dla kont magazynowych za ten sam okres.
Audyt kartotek kontrahentów i towarów
Przegląd kartotek kontrahentów: sprawdź duplikaty NIP (zapytanie SQL: SELECT KntNip, COUNT(*) FROM CDN.Kontrahenci GROUP BY KntNip HAVING COUNT(*) > 1), zweryfikuj kompletność danych (puste pola adresu, brakujące NIP, błędne kody PKD), oznacz nieaktywnych kontrahentów. Przegląd kartotek towarów: sprawdź towary bez przypisanej grupy, towary z pustymi stawkami VAT, towary z błędnymi kodami GTU (jeżeli wymagane), duplikaty kodów EAN.
Audyt uprawnień operatorów
Regularny audyt uprawnień (co 6 miesięcy) obejmuje: sprawdzenie listy aktywnych kont operatorów i porównanie z aktualną listą pracowników (dezaktywacja kont byłych pracowników), weryfikację, czy operatorzy mają tylko niezbędne uprawnienia (zasada minimalnych uprawnień), sprawdzenie, kto ma uprawnienie do modyfikacji zamkniętych okresów i storna dokumentów, przegląd logów operacji pod kątem anomalii (masowe kasowanie, eksport dużych ilości danych). Wyniki audytu uprawnień dokumentuj pisemnie.
Dokumentacja wyników audytu i plan naprawczy
Po przeprowadzeniu audytu sporządź raport zawierający: wykaz stwierdzonych niespójności i błędów, ocenę ich wpływu na sprawozdawczość finansową i podatkową, propozycje działań naprawczych z terminami i osobami odpowiedzialnymi. Audyt przeprowadzony przez niezależnego specjalistę (serwisanta Comarch lub biegłego rewidenta) ma wyższą wartość dowodową i często wykrywa problemy, które wewnętrzny personel przeoczyłby ze względu na rutynę. Oferujemy taką usługę w ramach rocznej obsługi serwisowej Optimy.
