Raport pokazujący nieprawdziwe liczby jest gorszy niż brak raportu — na jego podstawie zapadają decyzje o zatowarowaniu, cenach i zatrudnieniu. W Comarch ERP Altum błędne wyniki rzadko wynikają z awarii systemu; zwykle odpowiada za nie źle ustawiony zakres dat, filtr pomijający część dokumentów albo pozycja sprawozdania, do której nie przypisano jednego z kont.
Ustalamy, skąd bierze się rozbieżność, i doprowadzamy raport do zgodności z danymi źródłowymi.
Jak rozpoznajemy błąd
Punktem wyjścia jest zawsze porównanie raportu z danymi źródłowymi: zestawieniem obrotów i sald, rejestrami VAT albo listą dokumentów za ten sam okres. Dopiero wielkość i kierunek różnicy mówią, czego szukać.
Najczęstsze przyczyny
Konto nieprzypisane do żadnej pozycji sprawozdania lub przypisane dwukrotnie, filtr wykluczający dokumenty w buforze, zakres dat liczony według innej daty niż zakłada użytkownik, dokumenty niezaksięgowane w momencie generowania oraz raport zbudowany na nieaktualnej definicji po zmianie planu kont.
Naprawa i kontrola
Poprawiamy definicję raportu, uzupełniamy przypisania kont i sprawdzamy wynik na kilku okresach wstecz — jeśli zgadza się tylko w bieżącym miesiącu, przyczyna nie została usunięta.
Raporty zbudowane samodzielnie
Osobno przeglądamy zestawienia tworzone przez pracowników firmy. Bywa, że powielają one błąd pierwotnej definicji albo używają nieaktualnych już oznaczeń, więc poprawka jednego raportu nie rozwiązuje problemu.
Kiedy raport trzeba przebudować
Jeśli definicja powstała jeszcze przed zmianą planu kont albo przed zmianą struktury oddziałów, poprawianie jej punktowo prowadzi do kolejnych rozbieżności. W takich przypadkach szybciej i pewniej jest zbudować raport od nowa na aktualnej strukturze i porównać wynik ze starym za kilka zamkniętych okresów.
