Baza Comarch ERP Altum z czasem gromadzi dane, które nikomu już nie służą: zduplikowane kartoteki kontrahentów, towary wprowadzone omyłkowo, porzucone dokumenty w buforze, nieaktualne cenniki i logi sprzed lat. Efektem są wolniejsze wyszukiwanie, mylące podpowiedzi i rozbite salda tego samego kontrahenta.
Porządkujemy bazę bez ryzyka utraty danych, które mają jeszcze znaczenie.
Przegląd przed czyszczeniem
Najpierw sporządzamy listę tego, co proponujemy usunąć lub scalić, i przedstawiamy ją do akceptacji. Nic nie znika bez decyzji osoby odpowiedzialnej za dane.
Duplikaty kartotek
Scalanie kontrahentów i towarów wykonujemy narzędziami systemu, tak aby dokumenty historyczne zachowały powiązania, a salda rozrachunków połączyły się poprawnie.
Dokumenty i dane techniczne
Usuwamy porzucone dokumenty w buforze, archiwalne logi i nieużywane definicje, a także wykonujemy konserwację indeksów, która po większym czyszczeniu jest niezbędna.
Utrzymanie porządku
Na koniec ustawiamy zasady zakładania kartotek i uprawnienia ograniczające możliwość tworzenia duplikatów, żeby efekt utrzymał się dłużej niż kilka miesięcy.
Kolejność prac
Czyszczenie prowadzimy etapami, zaczynając od danych najbezpieczniejszych do usunięcia, i po każdym etapie sprawdzamy poprawność raportów oraz sald. Jednorazowe usunięcie wszystkiego naraz utrudnia ustalenie, który krok wywołał ewentualny problem.
Czego nie usuwamy
Poza czyszczeniem zostawiamy wszystko, co wiąże się z okresami nieprzedawnionymi podatkowo, z otwartymi rozrachunkami i z trwającymi sprawami reklamacyjnymi. Zwolnienie miejsca w bazie nigdy nie jest wart utraty dokumentu, o który ktoś zapyta za rok.
