Plik JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny dla faktur) może być zażądany przez organ kontroli skarbowej i musi zawierać kompletne dane wszystkich faktur sprzedaży i zakupu za wskazany okres – błędy w generowanym pliku lub niezgodność ze stanem faktycznym to poważne ryzyko podczas kontroli. Diagnozujemy i naprawiamy błędy generowania pliku JPK_FA z Symfonii Handel, zapewniając jego zgodność ze schematem Ministerstwa Finansów.
Struktura i zawartość JPK_FA
Plik JPK_FA generowany z Symfonii Handel zawiera nagłówek z danymi podatnika i okresu, sekcję faktur sprzedaży (FA) z pełnymi danymi każdej faktury (numer, data, kontrahent, pozycje, stawki VAT, kwoty), sekcję korekt faktur (FAK) i opcjonalnie sekcję faktur zaliczkowych (FAZ). Każda faktura musi zawierać NIP sprzedawcy i nabywcy, numer faktury zgodny z ewidencją, daty wystawienia i sprzedaży oraz wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki.
Walidacja JPK_FA przed przesłaniem
Przed przesłaniem pliku JPK_FA do organu kontroli weryfikujemy jego poprawność przez walidator Ministerstwa Finansów dostępny na stronie podatki.gov.pl lub narzędziem Klient JPK_WS. Narzędzie wskazuje dokładne numery linii i opisy błędów schematycznych. Najczęstsze błędy to: brakujące wymagane pola (Adres nabywcy, NrFaKorygowanej dla korekt), nieprawidłowy format daty (wymagany RRRR-MM-DD), przekroczenie maksymalnej długości pola znakowego.
Naprawa błędów danych kontrahentów w JPK_FA
Błędy w danych kontrahentów (nieprawidłowy NIP, brakujący adres) powodują odrzucenie pliku przez walidator. Identyfikujemy faktury z błędnymi danymi kontrahenta na podstawie raportu walidatora, uzupełniamy lub poprawiamy kartoteki kontrahentów w Symfonii Handel i regenerujemy plik JPK_FA. W przypadku faktur z błędnym NIP nabywcy wyjawionym po wystawieniu dokumentu, sprawdzamy, czy korekta faktury jest możliwa i dokumentujemy postępowanie.
Naprawa brakujących pozycji w JPK_FA
Plik JPK_FA może nie zawierać wszystkich faktur jeśli: dokument jest w statusie "szkic" (niezatwierdzony), faktura jest oznaczona jako anulowana bez wystawienia korekty, błędna konfiguracja serii dokumentów pomija niektóre faktury w eksporcie. Identyfikujemy brakujące dokumenty przez porównanie listy faktur z rejestru VAT z listą wygenerowaną w JPK. Naprawiamy konfigurację generowania i regenerujemy plik.
Korekta JPK_FA po wysłaniu
Jeśli plik JPK_FA został już przesłany do organu kontroli i zawiera błędy, przygotowujemy korektę. Korygowany JPK_FA (wersja 2 lub wyższa) zawiera wyłącznie dokumenty z zmienionymi danymi lub dokumenty pominięte w pierwotnym pliku. Dokumentujemy przyczynę korekty i sporządzamy pismo przewodnie wyjaśniające rozbieżności. Sprawdzamy, czy organ kontroli żądał konkretnej wersji schematu JPK_FA (np. FA(3) lub FA(4)).
JPK_FA a inne typy JPK
Plik JPK_FA obejmuje faktury, podczas gdy JPK_V7 obejmuje całą ewidencję VAT. Weryfikujemy spójność między tymi dwoma plikami: sumy VAT z faktur w JPK_FA powinny zgadzać się z sumami VAT w ewidencji sprzedaży JPK_V7 za ten sam okres. Rozbieżności mogą wskazywać na faktury zaewidencjonowane w VAT bez pełnych danych wymaganych przez JPK_FA lub dokumenty pominięte w jednym z plików.
