Google Forms to narzędzie do tworzenia ankiet i formularzy online, wchodzące w skład Google Workspace, które pozwala firmom szybko zbierać dane – od zgłoszeń serwisowych, przez ankiety satysfakcji klienta, po wewnętrzne zapisy pracowników na szkolenia. Odpowiedzi trafiają automatycznie do połączonego arkusza Google Sheets, gdzie można je dalej analizować, filtrować i wizualizować bez ręcznego przepisywania danych. Jako integrator IT pomagamy firmom skonfigurować formularze tak, aby zbierały dokładnie te informacje, które są potrzebne, w czytelnej i wygodnej dla respondenta formie.
Zajmujemy się doborem typów pytań, logiką warunkową formularza, integracją z Arkuszami Google oraz zabezpieczeniem dostępu do zebranych danych.
Budowa formularza i typy pytań
Google Forms oferuje szeroki wybór typów pytań – od krótkiej odpowiedzi tekstowej, przez wybór jednokrotny i wielokrotny, skalę liniową, aż po przesyłanie plików bezpośrednio w formularzu. Pomagamy dobrać odpowiednie typy pytań do celu formularza, tak aby zebrane dane nadawały się od razu do dalszej analizy, zamiast wymagać ręcznego porządkowania odpowiedzi tekstowych po zamknięciu ankiety. Konfigurujemy również logikę warunkową, dzięki której formularz dynamicznie pokazuje kolejne pytania w zależności od wcześniejszych odpowiedzi respondenta, co skraca czas wypełniania i poprawia jakość zbieranych danych, eliminując pytania niepasujące do sytuacji danej osoby.
Integracja z Arkuszami Google
Każdy formularz można połączyć z arkuszem Google Sheets, do którego odpowiedzi trafiają automatycznie w czasie rzeczywistym, w formie kolejnych wierszy tabeli, bez potrzeby ręcznego eksportowania wyników. Pomagamy skonfigurować taki arkusz wraz z formułami i wykresami, które automatycznie aktualizują się wraz z napływem nowych odpowiedzi, co pozwala na przykład na bieżąco śledzić wyniki ankiety satysfakcji klienta czy liczbę zgłoszeń w danym tygodniu. Ustawiamy też powiadomienia mailowe informujące odpowiedzialną osobę o każdej nowej odpowiedzi lub o osiągnięciu określonej liczby zgłoszeń, tak aby żadne zgłoszenie nie pozostało niezauważone.
Bezpieczeństwo danych i dostęp do formularza
W zależności od przeznaczenia formularza, konfigurujemy odpowiedni poziom dostępu – od formularzy publicznych dostępnych dla każdego z linkiem, po formularze ograniczone wyłącznie do osób zalogowanych w domenie Google Workspace firmy, co jest szczególnie ważne przy zbieraniu danych wewnętrznych lub wrażliwych. Doradzamy też w kwestii zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych przy zbieraniu informacji od klientów, w tym odpowiedniego informowania respondentów o celu i sposobie przetwarzania zebranych danych oraz okresie ich przechowywania.
