Microsoft Project służy do planowania i kontroli projektów: rozbicia prac na zadania, ustalenia zależności między nimi, przypisania zasobów i pilnowania terminów. Wykres Gantta pokazuje, które opóźnienie przesunie datę końcową, a które zmieści się w zapasie.
Wdrażamy Projecta w firmach, które prowadzą kilka równoległych projektów i przestały panować nad nimi w arkuszu kalkulacyjnym.
Struktura projektu i zależności
Zaczynamy od podziału pracy na zadania i kamienie milowe, a potem ustawiamy zależności: co musi się skończyć, zanim zacznie się kolejny etap. To najważniejszy moment wdrożenia – źle opisane powiązania sprawiają, że harmonogram wygląda dobrze, a w praktyce nie działa.
Zasoby i obciążenie zespołu
Do zadań przypisujemy osoby i sprzęt, ustalamy dostępność i kalendarze pracy. Project pokazuje wtedy przeciążenia – sytuacje, w których jedna osoba ma zaplanowane dwa zadania na ten sam dzień. Bez tego kroku harmonogram jest tylko listą życzeń.
Ścieżka krytyczna i zapasy czasowe
Wyliczona ścieżka krytyczna wskazuje zadania, których opóźnienie przesuwa koniec projektu. Uczymy zespół czytać ten widok, bo to on decyduje, gdzie warto dołożyć ludzi, a gdzie opóźnienie jest bez znaczenia.
Śledzenie postępu
Ustawiamy plan bazowy i pokazujemy, jak raportować wykonanie, żeby porównanie planu z rzeczywistością miało sens. Bez planu bazowego Project traci swoją główną zaletę – pamięć o pierwotnych założeniach.
Współpraca z resztą pakietu
Konfigurujemy eksport harmonogramów do Excela i publikowanie widoków dla osób, które nie mają Projecta, a także integrację z narzędziami do pracy zespołowej, jeśli firma z nich korzysta.