Google Calendar to kalendarz działający w chmurze w ramach Google Workspace, który pozwala firmom planować spotkania zespołowe, sprawdzać dostępność pracowników i rezerwować sale konferencyjne z poziomu jednego, współdzielonego narzędzia. W odróżnieniu od kalendarza prowadzonego indywidualnie przez każdego pracownika, kalendarz firmowy w Google Workspace pozwala od razu zobaczyć, kiedy dana osoba jest zajęta, bez konieczności pytania jej o dostępność. Jako integrator IT pomagamy firmom skonfigurować kalendarze zespołowe tak, aby planowanie spotkań przestało być czasochłonnym ustalaniem terminów mailowo.
Zajmujemy się udostępnianiem kalendarzy w organizacji, konfiguracją zasobów takich jak sale spotkań, oraz integracją z Google Meet dla spotkań odbywających się online.
Udostępnianie dostępności i planowanie spotkań zespołowych
Google Calendar pozwala pracownikom udostępnić sobie nawzajem widok dostępności, dzięki czemu przy planowaniu spotkania od razu widać, kiedy wszyscy uczestnicy mają wolny termin, bez konieczności odpytywania każdej osoby osobno mailem czy komunikatorem. Pomagamy skonfigurować odpowiedni poziom widoczności kalendarzy w organizacji – od pełnego wglądu w szczegóły wydarzeń w obrębie zespołu, po ograniczony widok „zajęty/wolny” dla osób spoza działu, co pozwala zachować prywatność szczegółów spotkań przy jednoczesnym ułatwieniu planowania. Doradzamy też, jak wykorzystać funkcję sugerowanych terminów, która automatycznie proponuje godziny pasujące wszystkim zaproszonym osobom.
Zasoby firmowe: sale i sprzęt
Oprócz kalendarzy osobowych, Google Workspace pozwala skonfigurować zasoby takie jak sale konferencyjne czy sprzęt współdzielony, które można rezerwować bezpośrednio podczas tworzenia wydarzenia w kalendarzu, na takich samych zasadach jak zapraszanie osoby. System automatycznie informuje, czy dany zasób jest wolny w wybranym terminie, i blokuje go na czas trwania spotkania, odrzucając próbę podwójnej rezerwacji. Pomagamy skonfigurować listę takich zasobów wraz z zasadami ich rezerwacji, co eliminuje sytuacje podwójnego zajęcia tej samej sali przez dwa różne zespoły w tym samym czasie.
Integracja z Google Meet
Każde wydarzenie utworzone w Google Calendar może automatycznie otrzymać dołączony link do spotkania w Google Meet, generowany bez potrzeby przełączania się do osobnej aplikacji czy ręcznego tworzenia linku. Konfigurujemy domyślne ustawienia spotkań wideo, w tym automatyczne dodawanie linku Meet do każdego nowego wydarzenia w kalendarzu firmowym oraz zasady dotyczące poczekalni i dopuszczania uczestników spoza organizacji. Dbamy też o synchronizację powiadomień i przypomnień, tak aby pracownicy nie przegapili zaplanowanych spotkań, niezależnie od urządzenia, z którego korzystają w danym momencie.
