Google Drive to usługa przechowywania plików w chmurze wchodząca w skład Google Workspace, będąca centralnym miejscem, w którym firmy trzymają dokumenty, arkusze, prezentacje i inne pliki współdzielone przez zespół. W odróżnieniu od lokalnego dysku sieciowego, Drive umożliwia jednoczesną pracę wielu osób nad tym samym plikiem oraz precyzyjne zarządzanie uprawnieniami dostępu na poziomie pojedynczego dokumentu lub całego folderu. Jako integrator IT pomagamy firmom wdrożyć Google Drive jako uporządkowaną, bezpieczną przestrzeń na dane firmowe.
Zajmujemy się konfiguracją dysków współdzielonych, strukturą folderów odpowiadającą działom i projektom firmy oraz integracją z Dokumentami, Arkuszami i Prezentacjami Google.
Dyski współdzielone i struktura folderów
Google Workspace udostępnia funkcję dysków współdzielonych (Shared Drives), które – w odróżnieniu od plików trzymanych na koncie prywatnym pracownika – należą do organizacji, a nie do konkretnej osoby. Oznacza to, że odejście pracownika z firmy nie skutkuje utratą dostępu do plików, ponieważ własność pozostaje po stronie firmy, a nie znika wraz z dezaktywacją konta danej osoby. Pomagamy zaprojektować strukturę dysków współdzielonych odpowiadającą działom, projektom lub klientom, oraz migrujemy istniejące zasoby z prywatnych dysków pracowników do uporządkowanej struktury firmowej, eliminując ryzyko utraty ważnych dokumentów przy zmianach kadrowych.
Integracja z Dokumentami, Arkuszami i Prezentacjami
Pliki utworzone w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google zapisywane są bezpośrednio na Dysku i automatycznie synchronizują się w czasie rzeczywistym między wszystkimi współpracującymi osobami, bez potrzeby ręcznego zapisywania czy przesyłania kolejnych wersji pliku mailem. Konfigurujemy powiadomienia o komentarzach i zmianach, historię wersji dokumentów oraz reguły automatycznego porządkowania nowych plików w odpowiednich folderach. Sprawdzamy też, czy synchronizacja z aplikacją Google Drive dla komputerów działa poprawnie na firmowych stacjach roboczych, tak aby pliki były dostępne offline, gdy jest to potrzebne.
Zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwem danych
Precyzyjne zarządzanie dostępem to jeden z najważniejszych elementów wdrożenia – pomagamy ustalić, którzy pracownicy mogą edytować, komentować lub jedynie przeglądać dane zasoby, oraz kiedy bezpieczne jest udostępnianie plików linkiem na zewnątrz organizacji. Konfigurujemy też zasady administracyjne na poziomie panelu Google Workspace, w tym ograniczenia udostępniania poza domenę firmową oraz monitorowanie aktywności na kluczowych zasobach, co pozwala zachować kontrolę nad wrażliwymi danymi firmowymi i szybko wykryć nietypowe działania na koncie.
