Efektywna obsługa zwrotów i reklamacji to element budowania zaufania klientów i sprawnego zarządzania magazynem. Subiekt nexo oferuje dedykowane narzędzia do rejestrowania zwrotów i reklamacji, śledzenia ich statusu i automatycznego wystawiania dokumentów korygujących. Dobrze skonfigurowany proces reklamacyjny skraca czas obsługi i zmniejsza frustrację zarówno klientów, jak i pracowników. Pomagamy wdrożyć optymalny przepływ reklamacyjny w nexo.
Typy reklamacji i zwrotów w nexo
Subiekt nexo rozróżnia zwroty towarów (klient rezygnuje z zakupu bez zastrzeżeń do produktu) i reklamacje (towar jest wadliwy lub niezgodny z zamówieniem). Oba typy mają osobne ścieżki obsługi: zwrot kończy się korektą faktury i przyjęciem towaru na magazyn, reklamacja może kończyć się wymianą towaru, naprawą, korektą faktury lub odmową. Konfigurujemy obie ścieżki w nexo.
Rejestrowanie reklamacji w nexo
Dokument reklamacji w nexo zawiera: dane klienta i reklamowanego towaru, datę sprzedaży i datę zgłoszenia, opis wady zgłoszonej przez klienta, decyzję reklamacyjną (uznana/odrzucona/w trakcie) i termin rozpatrzenia. Konfigurujemy formularz reklamacji i powiadomienia e-mail do klienta na każdym etapie rozpatrywania.
Przepływ reklamacji i uprawnienia
Reklamacja może przechodzić przez kilka etapów wymagających akceptacji różnych osób: przyjęcie przez obsługę klienta, ocena techniczna, decyzja kierownika, realizacja. Konfigurujemy przepływ zatwierdzania (workflow) reklamacji w nexo, przypisując do każdego etapu odpowiedzialną rolę i ustawiając powiadomienia przy przekroczeniu czasu obsługi.
Korekta faktury przy uznanej reklamacji
Uznana reklamacja z rozliczeniem finansowym wymaga faktury korygującej. Subiekt nexo automatycznie generuje propozycję korekty na podstawie danych reklamacji. Weryfikujemy, czy korekta obejmuje właściwe pozycje, właściwą stawkę VAT i właściwy termin ujęcia w rejestrze VAT. Po zatwierdzeniu korekta jest powiązana z dokumentem reklamacji.
Analiza reklamacji i poprawa jakości
Dane reklamacyjne są cennym źródłem informacji o jakości towarów i dostawców. Nexo umożliwia generowanie raportów reklamacyjnych: liczba reklamacji per towar, per dostawca, przyczyny reklamacji, czas rozpatrywania. Konfigurujemy te raporty i pomagamy wdrożyć procedurę regularnej analizy, która pozwala identyfikować problematycznych dostawców i wprowadzać działania naprawcze.
