Każda firma jest zobowiązana do przechowywania dokumentacji handlowej przez określony czas – zazwyczaj 5 lub 10 lat, zależnie od rodzaju dokumentu. Jednocześnie trzymanie wszystkich historycznych danych w aktywnej bazie Subiekta GT spowalnia system i utrudnia codzienną pracę. Właściwa archiwizacja danych pozwala pogodzić obydwa wymogi: zachowanie dostępu do historii przy zachowaniu wysokiej wydajności bieżącej bazy.
Serwis laptopów Wiatraczna pomaga firmom wdrożyć skuteczną strategię archiwizacji danych w Subiekcie GT, zgodną z wymogami prawnymi i potrzebami operacyjnymi.
Dlaczego archiwizacja jest ważna
Aktywna baza danych zawierająca kilkanaście lat dokumentów jest znacznie większa niż potrzebuje tego bieżąca działalność. Każde zapytanie, generowanie raportu czy wyszukiwanie musi przeszukiwać cały ten wolumen danych. Archiwizacja przenosi starsze dane do osobnej bazy lub pliku archiwum, pozostawiając w aktywnej bazie tylko niezbędne dane historyczne.
Strategie archiwizacji w Subiekcie GT
Insert oferuje kilka podejść do archiwizacji. Pierwsze to utworzenie archiwum w osobnej bazie SQL Server – dane z wybranego okresu są przenoszone do nowej bazy, gdzie pozostają dostępne tylko do odczytu. Drugie to eksport danych do pliku archiwum (formatu XML lub własnego formatu Insert), który można przechować na dysku lub nośniku zewnętrznym. Doradzamy i wdrażamy strategię najlepiej dopasowaną do potrzeb klienta.
Przygotowanie do archiwizacji
Przed archiwizacją wykonujemy pełną kopię zapasową aktywnej bazy. Weryfikujemy, jakie dane mogą zostać zarchiwizowane (uzgadniamy z klientem cięcie czasowe – np. dane starsze niż 3 lata), sprawdzamy, czy istnieją otwarte dokumenty lub nierozliczone rozrachunki, które muszą pozostać w aktywnej bazie mimo starszej daty.
Przeprowadzenie archiwizacji
Wykonujemy archiwizację przy minimalnym czasie przestoju dla użytkowników – w miarę możliwości poza godzinami pracy. Konfigurujemy ścieżkę dostępu do archiwum tak, by operatorzy mogli przeglądać stare dokumenty (np. na potrzeby kontroli skarbowej) bez konieczności przywracania danych do aktywnej bazy.
Dostęp do danych archiwalnych
Konfigurujemy Subiekta GT tak, by archiwum było dostępne jako dodatkowe źródło danych. Użytkownicy mogą przeglądać historyczne dokumenty, wydrukować je lub wyeksportować, ale nie mogą ich modyfikować. Taki tryb pracy spełnia wymagania kontrolne bez ingerowania w bieżące operacje.
Automatyzacja procesu archiwizacji
Firmy, które chcą, by archiwizacja odbywała się regularnie i automatycznie, mogą skorzystać z konfiguracji harmonogramu. Ustawiamy zadania SQL Server Agent lub skrypty PowerShell, które cyklicznie przenoszą starsze dane do archiwum według ustalonych reguł.
Jak skorzystać z naszego serwisu
Jeśli Twoja baza Subiekta GT rozrosła się przez lata i zaczyna spowalniać pracę – serwis Wiatraczna wdroży dla Ciebie strategię archiwizacji. Zadbamy o to, by przechowywanie historycznych danych było zarówno bezpieczne, jak i zgodne z przepisami.
