Bazy danych Insert Subiekt GT rosną z każdym rokiem – tysiące faktur, paragonów, dokumentów magazynowych i kartotek kontrahentów stopniowo spowalniają działanie systemu. Archiwizacja starych danych pozwala zachować historię przy jednoczesnym przyspieszeniu pracy bieżącej bazy. Nasz serwis realizuje bezpieczne archiwizacje baz Subiekt GT – z zachowaniem dostępu do archiwum i pełną zgodnością z wymogami przechowywania dokumentacji podatkowej.
Prawidłowo przeprowadzona archiwizacja nie oznacza usunięcia danych – oznacza przeniesienie starych danych do oddzielnej bazy archiwum, dostępnej w razie potrzeby. Przed każdą archiwizacją weryfikujemy wymogi prawne – dokumenty podatkowe muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat.
Kiedy archiwizacja jest potrzebna
Sygnały wskazujące na konieczność archiwizacji: czas ładowania listy dokumentów (np. faktur) wynosi kilkanaście sekund, raporty sprzedaży zajmują bardzo dużo czasu, baza danych zbliża się do limitu 10 GB (SQL Server Express), wyciąg danych do JPK za wskazany okres trwa długo. Archiwizacja jest szczególnie korzystna dla firm z dużą liczbą transakcji dziennych (sklepy detaliczne, hurtownie) prowadzących Subiekt GT od kilku lub kilkunastu lat.
Metody archiwizacji danych w Subiekt GT
Subiekt GT oferuje wbudowany mechanizm archiwizacji (Narzędzia → Archiwizacja), który przenosi dokumenty z wybranego okresu do oddzielnej bazy archiwum. Archiwum można otworzyć w Subiekt GT jako oddzielną bazę i przeglądać historyczne dokumenty. Alternatywnie, dla środowisk bez wbudowanej archiwizacji (starsze wersje GT), tworzymy archiwum przez skopiowanie bazy do oddzielnej instancji SQL Server i oczyszczenie bazy produkcyjnej z wybranych rekordów z zachowaniem integralności referencyjnej.
Zachowanie zgodności z wymogami przechowywania dokumentów
Zgodnie z polskim prawem podatkowym, dokumenty finansowe (faktury, paragony, ewidencje VAT) muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego. W praktyce oznacza to, że archiwum musi być dostępne przez co najmniej 5 lat od daty ostatniego dokumentu w danym roku. Archiwum przechowujemy na niezależnym nośniku lub w chmurze, z pełnym backupem. Dostarczamy też dokumentację potwierdzającą kompletność archiwum i procedurę jego otwarcia na potrzeby kontroli podatkowej.
Optymalizacja bazy po archiwizacji
Po archiwizacji i usunięciu starych dokumentów z bazy produkcyjnej, przestrzeń po usuniętych danych nie jest automatycznie zwalniana przez SQL Server – pozostają „białe miejsca" w plikach .mdf i .ldf. Przeprowadzamy defragmentację indeksów (REBUILD/REORGANIZE) i zmniejszenie rozmiaru pliku bazy (SHRINK – stosowane ostrożnie, tylko po archiwizacji). Efektem jest mniejszy rozmiar bazy i szybsze zapytania. Weryfikujemy też wyniki DBCC CHECKDB po operacjach naprawczych.
