Asseco WAPRO Mag – JPK_KR – księga rachunkowa to temat, przy którym często dochodzi do nieporozumienia, dlatego zaczynamy od wyjaśnienia zakresu programu. WAPRO Mag jest programem handlowo-magazynowym obsługującym sprzedaż, magazyn, dokumenty handlowe i kartoteki kontrahentów – nie prowadzi ksiąg rachunkowych i standardowo nie generuje pliku JPK_KR, który dotyczy pełnej księgowości prowadzonej w systemie ksiąg rachunkowych.
Plik JPK_KR (Jednolity Plik Kontrolny – Księgi Rachunkowe) jest generowany przez programy finansowo-księgowe, takie jak Asseco WAPRO Fakir, a nie przez moduł handlowo-magazynowy. Do naszego serwisu trafiają zgłoszenia od firm, które korzystają z WAPRO Mag do sprzedaży i magazynu, a jednocześnie potrzebują poprawnie przekazać dane do osobnego systemu księgowego, z którego dopiero generowany jest JPK_KR.
Poniżej wyjaśniamy, jak wygląda podział zadań między WAPRO Mag a programem księgowym oraz jak pomagamy skonfigurować prawidłowy przepływ danych między tymi systemami.
Dlaczego WAPRO Mag nie generuje JPK_KR
Struktura JPK_KR obejmuje zapisy księgi głównej, obroty i salda kont oraz pełną ewidencję księgową prowadzoną zgodnie z ustawą o rachunkowości. Taki zakres danych wymaga systemu finansowo-księgowego z planem kont, dekretacją i bilansem – funkcji, których program handlowo-magazynowy WAPRO Mag nie realizuje. WAPRO Mag odpowiada za rejestrację sprzedaży, dokumentów magazynowych, zamówień i rozliczeń z kontrahentami, a nie za prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W praktyce oznacza to, że jeśli firma pyta o „JPK_KR z WAPRO Mag”, w większości przypadków chodzi o jedną z dwóch sytuacji: albo pomylenie plików JPK (np. z JPK_FA lub JPK_MAG, które faktycznie dotyczą modułu handlowego), albo potrzebę przekazania danych sprzedażowych i magazynowych do osobnego programu księgowego, z którego dopiero zostanie wygenerowana księga rachunkowa i plik JPK_KR.
Integracja WAPRO Mag z programem księgowym
Asseco oferuje w swoim portfolio program WAPRO Fakir przeznaczony do prowadzenia pełnej księgowości. W typowym wdrożeniu dokumenty wystawione w WAPRO Mag (faktury sprzedaży, zakupu, dokumenty magazynowe) są eksportowane lub synchronizowane do programu księgowego, gdzie trafiają do odpowiednich kont zgodnie z planem kont firmy. Dopiero na tym etapie, w programie finansowo-księgowym, możliwe jest wygenerowanie pliku JPK_KR.
Najczęstsze problemy zgłaszane w serwisie
- Błędy podczas eksportu dokumentów z WAPRO Mag do programu księgowego (niekompletne dane, błędna dekretacja domyślna)
- Rozbieżności między rejestrem sprzedaży w WAPRO Mag a zapisami księgowymi po imporcie
- Nieporozumienia dotyczące tego, który program powinien wygenerować dany plik JPK
- Potrzeba ręcznego mapowania kartotek towarowych i kontrahentów między systemem handlowym a księgowym
- Problemy z synchronizacją bazy danych SQL Server współdzielonej lub wymienianej między modułami Asseco WAPRO
Jak pomagamy w takich sytuacjach
W pierwszej kolejności ustalamy, jaki plik JPK jest faktycznie wymagany w danej sytuacji – jeśli chodzi o dane z obszaru sprzedaży lub magazynu, właściwym rozwiązaniem jest JPK_FA lub JPK_MAG generowany bezpośrednio z WAPRO Mag. Jeśli natomiast rzeczywiście potrzebny jest JPK_KR, sprawdzamy konfigurację integracji między WAPRO Mag a używanym programem księgowym oraz poprawność przekazywanych danych.
Zakres diagnostyki
- weryfikacja, który plik JPK jest wymagany zgodnie z rodzajem prowadzonej ewidencji,
- sprawdzenie mechanizmu eksportu/importu dokumentów między WAPRO Mag a programem księgowym,
- kontrola spójności danych kontrahentów i towarów pomiędzy systemami,
- pomoc w konfiguracji połączenia z bazą SQL Server używaną przez oba programy.
Zakres naszej pomocy
Pomagamy uporządkować przepływ dokumentów między WAPRO Mag a programem księgowym, doradzamy w kwestii tego, który plik JPK odpowiada danemu obszarowi działalności, oraz naprawiamy błędy techniczne uniemożliwiające poprawny eksport danych. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której firma próbuje wygenerować z programu handlowego dane, które strukturalnie pochodzą z zupełnie innego systemu.
Dobra praktyka przy rozdzielonych systemach
Firmom korzystającym równolegle z WAPRO Mag i osobnego programu księgowego rekomendujemy ustalenie jasnego harmonogramu eksportu danych – na przykład cyklicznego przekazywania zamkniętego okresu sprzedaży do księgowości, tak aby dane w obu systemach były zawsze zgodne na dany dzień rozliczeniowy. Pomaga to uniknąć sytuacji, w której osoba odpowiedzialna za JPK_KR w programie księgowym pracuje na niepełnych lub nieaktualnych danych przekazanych z modułu handlowego.
