Asseco WAPRO Mag – JPK_FA – tworzenie dla faktur to usługa skierowana do użytkowników programu, którzy muszą przygotować jednolity plik kontrolny zawierający szczegółowe dane o wystawionych fakturach sprzedaży. JPK_FA jest jedną ze struktur najściślej powiązanych z funkcjonalnością WAPRO Mag, ponieważ program ten w praktyce jest głównym źródłem danych fakturowych w firmie.
Do serwisu zgłaszane są najczęściej problemy z generowaniem pliku dla wybranego okresu, brakującymi lub niekompletnymi danymi na fakturach oraz błędami walidacji struktury XML wymaganej przez urząd skarbowy. Pomagamy ustalić przyczynę i doprowadzić eksport do poprawnego stanu.
Poniżej opisujemy, czym jest plik JPK_FA w kontekście WAPRO Mag, jakie są typowe źródła błędów oraz jak przebiega diagnostyka w naszym serwisie.
Czym jest JPK_FA i skąd biorą się dane
Struktura JPK_FA to jednolity plik kontrolny zawierający szczegółową ewidencję faktur VAT wystawionych w danym okresie – zwykle żądany przez urząd skarbowy w toku kontroli lub czynności sprawdzających. Asseco WAPRO Mag generuje ten plik na podstawie danych zapisanych w module sprzedaży: faktur, faktur korygujących, danych kontrahentów oraz pozycji towarowych na dokumentach.
Typowe problemy zgłaszane w serwisie
- Plik JPK_FA generuje się niekompletny – brakuje części faktur z wybranego zakresu dat
- Błędne lub brakujące dane adresowe i identyfikacyjne kontrahenta powodujące niezgodność ze schemą
- Nieprawidłowe powiązanie faktur korygujących z fakturami pierwotnymi w eksportowanym pliku
- Rozbieżności w kwotach netto/brutto/VAT wynikające z błędnych stawek lub zaokrągleń
- Plik nie przechodzi walidacji względem aktualnie obowiązującej struktury logicznej Ministerstwa Finansów
- Duplikaty lub anulowane dokumenty pojawiające się w eksporcie mimo że nie powinny być uwzględnione
Jak przebiega generowanie pliku w programie
W WAPRO Mag generowanie JPK_FA odbywa się poprzez wskazanie zakresu dat oraz rodzaju dokumentów, które mają zostać uwzględnione w pliku. Program pobiera dane bezpośrednio z bazy SQL Server, dlatego wszelkie niespójności w tabelach dokumentów sprzedaży (np. po nieprawidłowo przerwanej operacji lub błędzie synchronizacji) mogą skutkować niekompletnym lub błędnym plikiem wynikowym.
Weryfikacja przed wysyłką
Zanim plik trafi do urzędu skarbowego, w naszym serwisie sprawdzamy:
- czy liczba i zakres numerów faktur w pliku odpowiada rejestrowi sprzedaży w programie za dany okres,
- czy wszystkie faktury korygujące zostały poprawnie odwzorowane wraz z odniesieniem do dokumentu pierwotnego,
- czy dane kontrahentów są kompletne (NIP, nazwa, adres) zgodnie z wymogami struktury,
- czy plik przechodzi walidację techniczną XML względem aktualnego schematu JPK_FA,
- czy wersja WAPRO Mag jest zgodna z obowiązującą strukturą logiczną – starsze wersje mogą generować plik w nieaktualnym formacie.
Najczęstsze przyczyny błędów po stronie danych
Znaczna część problemów z JPK_FA wynika nie z samego mechanizmu eksportu, lecz z jakości danych wprowadzonych na etapie wystawiania faktur – niepełnych kartotek kontrahentów, ręcznie poprawianych dokumentów czy niespójnych ustawień stawek VAT. Dlatego diagnostykę zaczynamy zawsze od przeglądu danych źródłowych w module sprzedaży, a dopiero potem przechodzimy do samego mechanizmu generowania pliku.
Kiedy JPK_FA jest najczęściej potrzebny
Plik JPK_FA zazwyczaj nie jest przesyłany cyklicznie, lecz na żądanie organu podatkowego w toku kontroli, czynności sprawdzających lub postępowania podatkowego, zwykle z określonym, krótkim terminem na jego przygotowanie. Z tego powodu istotne jest, aby dane w WAPRO Mag były na bieżąco poprawne i kompletne – wygenerowanie pliku pod presją czasu, gdy w kartotekach występują zaległe braki, znacząco zwiększa ryzyko błędów w eksporcie i konieczności składania korekty już po terminie.
Zakres naszej pomocy
Wykonujemy pełną diagnozę procesu generowania JPK_FA, poprawiamy błędne lub niekompletne dane w kartotekach i dokumentach, konfigurujemy parametry eksportu oraz sprawdzamy zgodność wygenerowanego pliku ze strukturą wymaganą przez urząd skarbowy. Pomagamy również w sytuacjach, w których plik trzeba wygenerować powtórnie po korekcie danych, tak aby był w pełni zgodny ze stanem faktycznym, a także w pilnych przypadkach, gdy termin na dostarczenie pliku do urzędu jest bardzo krótki.
