Przepisy o rachunkowości zobowiązują przedsiębiorców do przechowywania ksiąg rachunkowych przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego, a dokumentów podatkowych nawet do 6 lat. Pomagamy wdrożyć prawidłową archiwizację danych z Symfonii Start – zarówno w formie elektronicznej, jak i wydrukowanej – zgodną z wymogami ustawy o rachunkowości i przepisami podatkowymi.
Wymagania prawne dotyczące przechowywania danych
Ustawa o rachunkowości (art. 74) określa minimalne okresy przechowywania poszczególnych typów dokumentów: księgi rachunkowe – 5 lat, dowody księgowe – 5 lat, dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat, sprawozdania finansowe – trwale. Ordynacja podatkowa przedłuża obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych do 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Archiwizacja musi zapewniać czytelność i dostępność danych przez cały wymagany okres.
Zamknięcie roku obrotowego i archiwizacja
Na koniec każdego roku obrotowego wykonujemy pełne zarchiwizowanie danych Symfonii Start. Proces obejmuje: wydrukowanie lub eksport do PDF dziennika, zestawienia obrotów i sald, rejestru VAT, deklaracji podatkowych oraz bilansu i rachunku zysków i strat. Tworzymy pełną kopię bazy danych za zamknięty rok i przenosimy ją na nośnik archiwalny lub do bezpiecznej lokalizacji chmurowej.
Archiwizacja elektroniczna
Dane elektroniczne archiwizujemy w formatach zapewniających długoterminową czytelność. Eksportujemy raporty do formatu PDF/A (archiwalny standard ISO), dane do plików CSV lub XML dla zapewnienia dostępności bez oprogramowania. Tworzymy archiwum ZIP z plikami bazy danych i metadanymi opisującymi zawartość. Sprawdzamy, czy format backupu bazy będzie możliwy do odtworzenia za 5 lat bez dostępu do aktualnej wersji Symfonii.
Archiwizacja JPK i deklaracji podatkowych
Pliki JPK wysyłane do urzędu skarbowego podlegają obowiązkowi przechowywania. Konfigurujemy folder archiwalny strukturyzowany według lat i miesięcy, gdzie przechowywane są pliki XML JPK_V7, JPK_FA i inne typy JPK, potwierdzenia UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) oraz deklaracje podatkowe w formacie PDF. Oznaczamy pliki znacznikami daty i okresu rozliczeniowego.
Bezpieczeństwo archiwum
Archiwum danych księgowych musi być chronione przed nieautoryzowanym dostępem i modyfikacją. Wdrażamy szyfrowanie archiwów hasłem lub certyfikatem, kontrolę dostępu do folderu archiwalnego z ograniczeniem do upoważnionych osób oraz przechowywanie na co najmniej dwóch niezależnych nośnikach w różnych lokalizacjach. Stosujemy sumy kontrolne (checksums) do weryfikacji integralności archiwum w czasie.
Przeniesienie archiwum przy zmianie oprogramowania
Zmiana oprogramowania księgowego nie zwalnia z obowiązku przechowywania danych za poprzednie lata. Pomagamy w zachowaniu dostępu do archiwalnych danych Symfonii Start po migracji na inny system – utrzymując instalację Symfonii Start wyłącznie do celów archiwalnych, eksportując dane do formatów otwartych lub przenosząc historię do nowego systemu w zakresie niezbędnym do ciągłości pracy.
