Symfonia Kadry i Płace – KSeF – integracja i wdrożenie to temat, który regularnie pojawia się w pytaniach klientów w związku z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Warto jednak od razu wyjaśnić nieporozumienie, które często stoi za takim zapytaniem.
Symfonia Kadry i Płace to moduł kadrowo-płacowy, odpowiedzialny za kartoteki pracowników, umowy, listy płac, rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym oraz ewidencję czasu pracy. KSeF dotyczy natomiast faktur sprzedaży i zakupu, czyli obszaru zupełnie innego działu systemu Symfonia. W tym artykule tłumaczymy, dlaczego integracja KSeF nie jest funkcją programu kadrowo-płacowego i gdzie faktycznie należy jej szukać.
Dlaczego KSeF nie dotyczy programu kadrowo-płacowego
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie służące do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym między firmami. Obsługa KSeF wymaga modułu odpowiedzialnego za sprzedaż, zakupy i fakturowanie – w linii produktów Symfonia jest to moduł Handel, a nie Kadry i Płace.
Symfonia Kadry i Płace nie generuje faktur, nie prowadzi rejestru sprzedaży ani zakupu i nie ma żadnego interfejsu do przesyłania dokumentów do systemu Ministerstwa Finansów. Próba „wdrożenia KSeF” w tym programie kończy się więc niepowodzeniem nie dlatego, że coś jest źle skonfigurowane, ale dlatego, że taka funkcja w tym module po prostu nie istnieje.
Czym faktycznie zajmuje się Symfonia Kadry i Płace
Program obsługuje pełny obszar kadrowo-płacowy firmy, w tym:
- kartoteki pracowników i historię zatrudnienia,
- umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne,
- naliczanie list płac i rozliczeń wynagrodzeń,
- ewidencję czasu pracy, nieobecności i urlopów,
- obsługę e-ZLA oraz potrąceń,
- rozliczenia z ZUS (deklaracje DRA, RCA) oraz deklaracje PIT dotyczące pracowników,
- obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).
To właśnie w tym obszarze warto szukać elektronicznych form raportowania – nie w postaci KSeF, lecz jako elektroniczne deklaracje do ZUS i urzędu skarbowego, które program przygotowuje w ramach swojej normalnej pracy.
Skąd bierze się pomyłka
Nieporozumienie zwykle wynika z tego, że KSeF stał się obowiązkowym elementem rozliczeń wielu firm i klienci szukają go we wszystkich posiadanych programach księgowych, w tym w tych od tego samego producenta. Tymczasem Symfonia to rodzina odrębnych modułów – kadrowo-płacowy, handlowy i finansowo-księgowy działają niezależnie i każdy odpowiada za inny obszar działalności firmy. Fakt posiadania jednego modułu nie oznacza automatycznie dostępu do funkcji innego.
Co zrobić, jeśli firma faktycznie potrzebuje integracji z KSeF
Jeżeli w firmie równolegle działa moduł Symfonia Handel lub inny system do fakturowania, to właśnie tam należy skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Warto sprawdzić, czy posiadana wersja modułu sprzedażowego ma już wbudowaną obsługę KSeF, czy wymaga aktualizacji lub dodatkowego wdrożenia po stronie dostawcy oprogramowania. Dobrym pierwszym krokiem jest pełna inwentaryzacja posiadanych licencji Symfonii, aby ustalić, które moduły są aktywne w firmie, a które trzeba dokupić lub wdrożyć od nowa.
Jak możemy pomóc
Jako serwis zajmujący się oprogramowaniem biurowym i księgowym pomagamy uporządkować, który moduł Symfonii odpowiada za jaki obszar działania firmy, diagnozujemy problemy z konfiguracją oraz doradzamy, gdzie szukać funkcji, których klient faktycznie potrzebuje. Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoja wersja Symfonii obsługuje KSeF, skontaktuj się z nami – sprawdzimy zainstalowane moduły i podpowiemy dalsze kroki.
