Symfonia Kadry i Płace – archiwizacja starych danych to usługa dla firm, w których program gromadzi dane kadrowo-płacowe od wielu lat i ich ilość zaczyna wpływać na wydajność pracy lub przejrzystość kartotek. Archiwizacja pozwala uporządkować historyczne dane pracowników w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązkiem ich przechowywania, jednocześnie odciążając bieżącą pracę w programie.
Usługa obejmuje zarówno techniczne wydzielenie danych archiwalnych, jak i zapewnienie, że pozostaną one dostępne, gdyby zaszła potrzeba wglądu w historyczne kartoteki.
Dlaczego warto archiwizować stare dane
Dane kadrowo-płacowe muszą być przechowywane przez określony czas wynikający z przepisów, jednak nie oznacza to, że wszystkie historyczne informacje muszą pozostawać w bieżącej bazie roboczej programu. Wieloletnie gromadzenie danych bez porządkowania prowadzi do rozrostu katalogów, spowolnienia działania programu oraz utrudnionego wyszukiwania aktualnych informacji wśród danych archiwalnych.
Co podlega archiwizacji
- kartoteki pracowników, którzy zakończyli zatrudnienie wiele lat temu,
- historyczne listy płac z zamkniętych okresów rozliczeniowych,
- zarchiwizowane deklaracje ZUS i PIT z minionych lat,
- dokumentacja dotycząca zakończonych umów cywilnoprawnych.
Zasady przechowywania danych archiwalnych
Przy archiwizacji uwzględniamy obowiązujące okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej, tak aby żadne dane nie zostały usunięte przed upływem wymaganego terminu. Dane archiwalne zapisujemy w sposób umożliwiający ich odtworzenie w razie kontroli lub potrzeby wystawienia zaświadczenia byłemu pracownikowi.
Proces archiwizacji
Proces zaczynamy od identyfikacji danych kwalifikujących się do archiwizacji na podstawie dat zakończenia zatrudnienia lub zamknięcia okresów rozliczeniowych. Następnie wydzielamy te dane z bieżącej bazy roboczej, zachowując ich pełną strukturę i integralność, i zapisujemy w osobnej, odpowiednio zabezpieczonej lokalizacji.
Bezpieczeństwo danych archiwalnych
Dane archiwalne, mimo że nieużywane na co dzień, nadal zawierają wrażliwe informacje o pracownikach, dlatego zabezpieczamy je na takim samym poziomie jak dane bieżące – z ograniczonym dostępem i uwzględnieniem ich w procesie tworzenia kopii zapasowych.
Dostęp do danych po archiwizacji
Zapewniamy, że w razie potrzeby – na przykład przy kontroli ZUS lub prośbie byłego pracownika o zaświadczenie – dane archiwalne można szybko odnaleźć i udostępnić osobie uprawnionej, mimo że nie znajdują się już w bieżącej bazie roboczej programu.
Efekt archiwizacji
Uporządkowanie danych historycznych poprawia wydajność bieżącej pracy w programie, ułatwia poruszanie się po aktualnych kartotekach pracowników i porządkuje sposób przechowywania danych zgodnie z wymaganymi okresami retencji. To działanie, które warto powtarzać cyklicznie, a nie wykonywać jednorazowo po latach zaniedbań.
