Dane kadrowo-płacowe podlegają długim okresom obowiązku przechowywania – dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez co najmniej 10 lat (dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku) lub 50 lat (dla wcześniej zatrudnionych). Symfonia Kadry i Płace oferuje narzędzia do archiwizacji, jednak wymagają one właściwej konfiguracji, aby archiwum było kompletne i dostępne przez cały wymagany okres.
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z przepisami, dokumentacja pracownicza (akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń) musi być przechowywana przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy – dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej obowiązuje 50-letni okres przechowywania, chyba że pracodawca złożył do ZUS odpowiednie raporty informacyjne (ZUS RIA). Konfigurujemy archiwizację uwzględniającą te terminy.
Archiwizacja danych w Symfonii
Symfonia umożliwia przenoszenie danych zakończonych pracowników do archiwum – co odciąża aktywną bazę danych i przyspiesza jej działanie. Ważne jest, aby dane zarchiwizowane były w pełni kompletne i dostępne do wydruku na żądanie (np. przy wydawaniu zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach). Konfigurujemy moduł archiwizacji i testujemy dostęp do danych archiwalnych.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza (e-akta)
Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej (e-akta). Symfonia obsługuje elektroniczne akta pracownicze – pomagamy skonfigurować ten moduł i zapewnić integralność dokumentów (podpisy elektroniczne, hashowanie). Przeprowadzamy też konwersję papierowej dokumentacji na elektroniczną zgodnie z wymogami rozporządzenia.
Bezpieczeństwo danych archiwalnych
Dane archiwalne muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem i przypadkowym usunięciem. Konfigurujemy uprawnienia dostępu do archiwum (tylko uprawnione osoby), szyfrowanie nośników i regularne kopie zapasowe archiwum. Zwracamy szczególną uwagę na kwestie RODO – dane osobowe pracowników mogą być przetwarzane wyłącznie w celach określonych przepisami.
Usuwanie danych po upływie okresu przechowywania
Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dane powinny zostać bezpiecznie usunięte zgodnie z wymogami RODO. Pomagamy zidentyfikować dane kwalifikujące się do usunięcia, przeprowadzić procedurę usunięcia w Symfonii i udokumentować ten fakt w rejestrze czynności przetwarzania.
