Symfonia Handel – archiwizacja starych danych to proces porządkowania danych historycznych nagromadzonych przez lata pracy programu – dokumentów sprzedaży, kartotek nieaktywnych kontrahentów czy towarów wycofanych z oferty. Z czasem duża ilość takich danych może obciążać katalog roboczy i utrudniać codzienną pracę.
Archiwizacja polega na bezpiecznym wydzieleniu starszych danych do osobnej lokalizacji, przy zachowaniu możliwości ich odtworzenia lub przejrzenia w razie potrzeby, na przykład podczas kontroli czy sporu z kontrahentem.
Usługa obejmuje analizę ilości i wieku danych w katalogu firmy, przygotowanie kopii archiwalnej oraz uporządkowanie danych bieżących, tak aby program działał sprawniej, a dostęp do danych historycznych pozostał zachowany.
Dlaczego warto archiwizować dane w Symfonii Handel
Symfonia Handel przechowuje dane lokalnie, w katalogach rosnących wraz z każdym kolejnym rokiem działalności firmy. Im więcej dokumentów, kartotek i historii operacji gromadzi się w jednym katalogu roboczym, tym większe obciążenie dla programu i tym trudniej odnaleźć aktualne, potrzebne na co dzień informacje wśród danych sprzed kilku lat, które w praktyce nie są już nikomu potrzebne na bieżąco.
Co obejmuje proces archiwizacji
Analiza danych w katalogu firmy
Na początku sprawdzamy, ile danych zgromadziła firma, jak rozkłada się to w czasie oraz które elementy – dokumenty, kartoteki, załączniki – można bezpiecznie przenieść do archiwum bez utraty dostępu do nich w razie potrzeby, na przykład podczas kontroli podatkowej.
Wydzielenie danych historycznych
Starsze dane, które nie są potrzebne w codziennej pracy, ale muszą zostać zachowane ze względów prawnych lub księgowych, przenosimy do osobnej, dobrze opisanej lokalizacji archiwalnej – oddzielonej od katalogu roboczego programu, tak aby nie wpływały już na jego bieżącą wydajność.
Zabezpieczenie archiwum
Dane archiwalne zapisujemy w sposób umożliwiający ich odtworzenie – z zachowaniem kopii oraz jasnym opisem, jakiego okresu dotyczą i w jaki sposób można je ponownie udostępnić, gdyby zaszła taka potrzeba, na przykład podczas kontroli podatkowej lub sporu z kontrahentem sprzed lat.
Porządkowanie danych bieżących
Po wydzieleniu archiwum katalog roboczy Symfonii Handel zawiera tylko aktualne, potrzebne na co dzień dane, co realnie wpływa na szybkość działania programu przy wyszukiwaniu kontrahentów, towarów czy dokumentów sprzedaży.
Dokumentacja procesu archiwizacji
Przygotowujemy krótką dokumentację opisującą, co zostało zarchiwizowane, kiedy i gdzie się znajduje, aby w przyszłości – nawet po zmianie osoby administrującej programem – łatwo było odnaleźć potrzebne dane historyczne.
Kiedy warto rozważyć archiwizację
- Program zauważalnie zwolnił przy wyszukiwaniu dokumentów lub kartotek
- Katalog z danymi firmy zajmuje coraz więcej miejsca na dysku
- W kartotekach nagromadziło się wielu nieaktywnych kontrahentów i towarów
- Firma działa w programie od wielu lat bez wcześniejszego porządkowania danych
- Planowana jest migracja na nowe stanowisko lub serwer plików
Efekt archiwizacji
Po zakończeniu procesu firma zachowuje pełen dostęp do danych historycznych, a jednocześnie codzienna praca w Symfonii Handel odbywa się na uporządkowanym, lżejszym zbiorze danych bieżących, co przekłada się na wygodę pracy całego zespołu.
