Rozbieżności między stanem wyświetlanym w Symfonii Handel a stanem rzeczywistym na magazynie prowadzą do błędów w zamówieniach, sprzedaży towarów, których już nie ma, i poważnych problemów podczas inwentaryzacji. Diagnozujemy i naprawiamy błędy synchronizacji stanów magazynowych – od nieprawidłowych dokumentów rozchodowych po błędy przeliczania sald w wyniku awarii lub błędnej konfiguracji programu.
Przyczyny rozbieżności stanów magazynowych
Rozbieżności stanów magazynowych w Symfonii Handel mogą mieć różne źródła: anulowanie dokumentów WZ bez powiązanego anulowania faktury (lub odwrotnie), błędy przy imporcie stanów z zewnętrznych systemów e-commerce, przerwa w działaniu programu podczas zapisu dokumentu skutkująca niekompletnym wpisem, ręczne modyfikacje bazy danych z pominięciem mechanizmów transakcyjnych programu, błędy w konfiguracji sald początkowych przy wdrożeniu systemu.
Przeliczenie sald magazynowych
Podstawowym narzędziem naprawczym jest funkcja przeliczenia sald w Symfonii Handel. Uruchamiamy ją z menu Administracja lub Narzędzia – program ponownie oblicza stan każdego towaru na podstawie wszystkich dokumentów przychodu i rozchodu w bazie. Ta operacja naprawia rozbieżności wynikające z przerwań w trakcie zapisu i błędów silnika bazy danych. Przeliczenie sald wykonujemy przy zamkniętym dostępie innych użytkowników do magazynu.
Weryfikacja dokumentów rozchodowych i przychodowych
Gdy przeliczenie sald nie rozwiązuje problemu, ręcznie weryfikujemy dokumenty dla towaru z rozbieżnością. Pobieramy historię wszystkich ruchów magazynowych dla danego towaru i weryfikujemy, czy każde WZ ma powiązaną fakturę, czy każde PZ ma powiązaną fakturę zakupu, czy korekty dokumentów są prawidłowo ujęte. Identyfikujemy dokumenty brakujące lub zduplikowane powodujące błędne saldo.
Naprawa rozbieżności po imporcie z e-commerce
Integracja Symfonii Handel z platformami e-commerce (Allegro, WooCommerce, Shopify) jest częstym źródłem rozbieżności. Błędy w mapowaniu towarów, duplikaty dokumentów sprzedaży lub błędy przy imporcie zwrotów powodują nieprawidłowe stany. Analizujemy logi importu i identyfikujemy problematyczne dokumenty. Naprawiamy konfigurację integracji i ręcznie korygujemy błędne dokumenty.
Dokumentowanie i korekta ręczna
W niektórych przypadkach konieczna jest ręczna korekta stanu magazynowego dokumentem inwentaryzacyjnym. Wystawiamy dokument różnicy inwentaryzacyjnej (IN/PW/RW zależnie od charakteru rozbieżności) z opisem przyczyny korekty. Każda ręczna korekta musi być autoryzowana przez uprawnioną osobę i udokumentowana – zarówno dla potrzeb kontroli wewnętrznej, jak i ewentualnej kontroli skarbowej.
Zapobieganie rozbieżnościom
Wdrażamy procedury minimalizujące ryzyko rozbieżności: blokada anulowania dokumentów WZ po wystawieniu faktury (wymaga ścieżki korekty), wymóg zatwierdzania dokumentów przed ich zapisem, regularne raporty rozbieżności między stanem w Symfonii a stanem na koncie magazynowym FK. Zalecamy przeprowadzanie inwentaryzacji wyrywkowej raz w miesiącu dla towarów o najwyższej rotacji.
