Numeracja dokumentów sprzedaży musi być ciągła i chronologiczna. Luka w numerach, dwa dokumenty o tym samym numerze albo numer z niewłaściwego roku to nie usterka kosmetyczna — to zarzut przy kontroli i problem przy uzgodnieniu rejestrów VAT.
Porządkujemy numerację w Symfonii Handel i usuwamy przyczynę, dla której się rozjechała.
Skąd biorą się luki i duplikaty
Najczęściej odpowiadają za to: przerwane wystawianie dokumentu, praca kilku stanowisk na tej samej serii bez blokady, ręczna zmiana numeru przez użytkownika, źle ustawione zerowanie numeracji na przełomie roku oraz dokumenty usunięte zamiast anulowanych.
Ustalenie stanu faktycznego
Sporządzamy zestawienie numerów za wskazany okres i wskazujemy wszystkie przerwy oraz powtórzenia wraz z datami, żeby było wiadomo, czego dotyczą.
Korekta
Numery poprawiamy wyłącznie tam, gdzie pozwalają na to przepisy i stan rozliczeń. Dokumentów już ujętych w złożonej deklaracji nie zmieniamy bez uzgodnienia z księgowością.
Zabezpieczenie numeracji
Konfigurujemy serie i zasady nadawania numerów tak, aby użytkownik nie mógł ich zmienić ręcznie, a przełom roku nie wymagał pamiętania o ustawieniu.
Dokumenty anulowane
Wyjaśniamy różnicę między anulowaniem a usunięciem dokumentu. Anulowany zachowuje numer i ciągłość, usunięty zostawia lukę, której nie da się później wytłumaczyć — a to właśnie ona bywa przedmiotem pytań podczas kontroli.
Zestawienie kontrolne
Po uporządkowaniu zostawiamy zestawienie pozwalające sprawdzić ciągłość numeracji w dowolnym momencie, bez czekania na zamknięcie miesiąca.
