Symfonia Handel – KSeF – integracja i wdrożenie to jedna z częściej zgłaszanych usług w naszym serwisie, odkąd Krajowy System e-Faktur stał się realnym elementem codziennej pracy działów handlowych. Symfonia Handel jest programem sprzedażowo-magazynowym pracującym lokalnie – dane firmy przechowywane są w plikach na dysku komputera lub we współdzielonym katalogu sieciowym w małej sieci firmowej, a nie na centralnym serwerze SQL. Integracja z KSeF oznacza w praktyce dodanie mechanizmu komunikacji tego lokalnego programu z zewnętrznym systemem Ministerstwa Finansów przez internet.
W ramach wdrożenia sprawdzamy wersję programu pod kątem obsługi KSeF, pomagamy skonfigurować dane autoryzacyjne (token lub certyfikat), a także testujemy poprawność wysyłki i odbioru faktur ustrukturyzowanych na środowisku testowym, zanim przejdziemy na produkcyjne. Doradzamy też, jak przygotować stanowiska pracy, żeby wysyłka do KSeF nie blokowała bieżącej sprzedaży.
Czym jest integracja Symfonii Handel z KSeF
Krajowy System e-Faktur to zewnętrzna usługa, do której Symfonia Handel łączy się przez internet, aby przesyłać i pobierać faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Sam program pozostaje aplikacją lokalną – baza towarów, kontrahentów i dokumentów nadal znajduje się na dysku komputera lub w katalogu sieciowym firmy. KSeF nie zmienia tej architektury, dodaje jedynie kanał wymiany danych z systemem zewnętrznym.
Elementy, które sprawdzamy przy wdrożeniu
- Aktualność wersji Symfonii Handel – obsługa KSeF wymaga odpowiedniego build'u programu z modułem wysyłki e-faktur.
- Poprawność danych firmy (NIP, adres, dane rejestrowe) wykorzystywanych przy generowaniu faktur ustrukturyzowanych.
- Skonfigurowanie tokena lub certyfikatu uwierzytelniającego połączenie z KSeF.
- Stabilność połączenia internetowego na stanowisku, z którego wysyłane są faktury.
- Ustawienia zapory sieciowej i programu antywirusowego, które czasem blokują komunikację z serwerami KSeF.
Typowe problemy przy wdrożeniu
Najczęściej zgłaszanym problemem jest brak odpowiedzi z KSeF lub błąd autoryzacji – w takich przypadkach weryfikujemy poprawność tokena, datę ważności certyfikatu oraz ustawienia proxy, jeśli firma korzysta z serwera pośredniczącego w dostępie do internetu. Zdarza się też, że faktura zostaje wygenerowana lokalnie w Symfonii, ale nie trafia do systemu z powodu błędów walidacji struktury XML – wtedy analizujemy log błędów i poprawiamy dane źródłowe w kartotekach kontrahentów lub towarów.
Praca wielostanowiskowa a KSeF
Jeśli Symfonia Handel pracuje na kilku stanowiskach korzystających ze wspólnego katalogu sieciowego, ustalamy, które stanowisko odpowiada za wysyłkę do KSeF, aby uniknąć równoległych prób wysyłki tych samych dokumentów. Pomagamy też przygotować procedurę awaryjną na wypadek niedostępności KSeF, zgodnie z zasadami przewidzianymi dla takich sytuacji.
Jak wygląda nasza usługa
Rozpoczynamy od diagnozy aktualnej konfiguracji i wersji programu, następnie konfigurujemy dane uwierzytelniające i przeprowadzamy testową wysyłkę kilku dokumentów. Sprawdzamy również, czy raporty i zestawienia w Symfonii poprawnie odzwierciedlają status faktur przesłanych do KSeF. Na koniec przekazujemy klientowi krótką instrukcję postępowania na wypadek błędów wysyłki oraz informujemy, na co zwracać uwagę przy kolejnych aktualizacjach programu.
