Kartoteka towarów jest podstawą całej pracy w Symfonii Handel — z niej biorą się stawki VAT na fakturach, jednostki miary na dokumentach magazynowych, ceny w cennikach i opisy w zestawieniach. Braki i niekonsekwencje w kartotece odzywają się później we wszystkich tych miejscach naraz.
Konfigurujemy kartoteki towarów według zasad, które da się utrzymać także przy dopisywaniu nowych pozycji.
Struktura i grupowanie
Ustalamy podział na grupy towarowe odpowiadający sposobowi, w jaki firma analizuje sprzedaż. Grupy tworzone doraźnie przez kolejnych pracowników prowadzą do zestawień, z których nic nie wynika.
Dane obowiązkowe
Określamy, które pola muszą być wypełnione przy zakładaniu towaru: stawka VAT, jednostka miary, kod kreskowy, przelicznik opakowań zbiorczych i grupa. Braki w tych polach blokują później wystawianie dokumentów.
Nazewnictwo
Wprowadzamy zasadę budowy nazw, dzięki której wyszukiwanie daje przewidywalny wynik, a ta sama pozycja nie zostaje założona drugi raz pod inną nazwą.
Kody kreskowe i opakowania
Konfigurujemy obsługę wielu kodów dla jednego towaru oraz przeliczniki jednostek, jeśli firma sprzedaje w innych opakowaniach, niż kupuje.
Porządek po wdrożeniu
Ustalamy, kto ma prawo zakładać nowe kartoteki. Ograniczenie tego uprawnienia do kilku osób jest najskuteczniejszym sposobem zapobiegania duplikatom.
Towary wycofane ze sprzedaży
Pozycji, które przestały być sprzedawane, nie usuwamy — są powiązane z historią dokumentów. Zamiast tego oznaczamy je jako nieaktywne, dzięki czemu znikają z podpowiedzi przy wystawianiu dokumentów, a zestawienia za lata wcześniejsze pozostają kompletne.
