JPK_VAT to comiesięczny plik łączący ewidencję VAT z deklaracją podatkową, przesyłany do urzędu skarbowego w ustandaryzowanej strukturze XML — jego poprawne i terminowe wygenerowanie zależy od jakości danych w systemie ERP oraz właściwej konfiguracji modułu księgowego. Pomagamy firmom skonfigurować ten proces tak, aby plik powstawał bezpośrednio z danych transakcyjnych, bez ręcznego przepisywania czy dodatkowych arkuszy pomocniczych.
Zajmujemy się zarówno pierwszym uruchomieniem generowania JPK_VAT w nowym systemie, jak i naprawą procesów, w których plik zawiera błędy formalne wynikające ze złej konfiguracji kont, stawek VAT czy oznaczeń transakcji.
Konfiguracja danych źródłowych pod poprawny JPK_VAT
Plik JPK_VAT wymaga, aby każda transakcja sprzedażowa i zakupowa była opisana odpowiednimi oznaczeniami — kodami procedur szczególnych, oznaczeniami dowodów sprzedaży czy grupami towarów i usług, tam gdzie mają zastosowanie. Sprawdzamy, czy plan kont i słowniki w systemie ERP klienta pozwalają na automatyczne przypisanie tych oznaczeń już na etapie księgowania dokumentu, tak aby na koniec miesiąca nie trzeba było ręcznie poprawiać dziesiątek pozycji. Dobrze skonfigurowany system generuje poprawną strukturę JPK_VAT niemal bezobsługowo.
Generowanie, weryfikacja i wysyłka do urzędu
Po skonfigurowaniu źródła danych ustawiamy proces generowania pliku w cyklu miesięcznym, zgodnie z obowiązkiem raportowania JPK_VAT łączącego część ewidencyjną i deklaracyjną. Zanim plik trafi do urzędu skarbowego, weryfikujemy go pod kątem zgodności sum kontrolnych z rejestrami VAT oraz poprawności struktury XML, korzystając z dostępnych narzędzi walidujących. Konfigurujemy też sam mechanizm wysyłki z poziomu systemu ERP, wraz z podpisem elektronicznym i obsługą urzędowego poświadczenia odbioru, tak aby cały proces odbywał się bez przełączania się między aplikacjami.
Obsługa korekt i cyklicznych zmian w strukturze
Struktura JPK_VAT bywa aktualizowana wraz ze zmianami przepisów, dlatego po wdrożeniu utrzymujemy konfigurację systemu w zgodności z aktualnie obowiązującym schematem. Pomagamy również przy korektach pliku, gdy po jego wysyłce ujawnią się błędy w księgowaniu, oraz doradzamy, jak ograniczyć ryzyko takich pomyłek w przyszłości poprzez odpowiednie kontrolki na etapie wprowadzania dokumentów do systemu.
