Firmy świadczące usługi abonamentowe – hosting, leasing oprogramowania, serwis, ochrona, najem – wystawiają setki identycznych faktur cyklicznie co miesiąc. System ERP z modułem fakturowania cyklicznego automatyzuje ten proces, eliminując ręczne wystawianie każdej faktury z osobna.
Fakturowanie cykliczne – jak działa w ERP
Moduł fakturowania cyklicznego w systemie ERP przechowuje szablony faktur dla każdego klienta abonamentowego: usługi objęte abonamentem, cena miesięczna, termin płatności, dzień miesiąca, w którym ma być wystawiona faktura. W określonym dniu (np. 1. każdego miesiąca) system automatycznie generuje faktury dla wszystkich klientów abonamentowych na podstawie szablonów, wysyła je e-mailem do klientów i rejestruje jako otwarte należności. Jednym uruchomieniem systemu wystawiane są setki faktur bez ingerencji pracownika.
Zmiany stawek i indeksacja cenowa
Ceny abonamentów często zmieniają się raz do roku (indeksacja o wskaźnik inflacji) lub po renegocjacji z klientem. System ERP umożliwia masową zmianę stawek dla grupy klientów lub indywidualną aktualizację szablonu fakturowania dla konkretnego klienta. Przy indeksacji cenowej o inflację: system powinien umożliwić zastosowanie procentowej podwyżki do wszystkich aktywnych umów abonamentowych jedną operacją. Ręczna zmiana cen u każdego klienta z osobna przy setkach abonentów zajmuje całe dni robocze.
Monitoring opłacenia abonamentów
Firma abonamentowa musi śledzić, który klient zapłacił za bieżący miesiąc, a który zalega. System ERP po imporcie wyciągu bankowego automatycznie rozlicza wpłynięte płatności z wystawionymi fakturami. Klientów niezalegalizowanych (nieopłaconej faktury po terminie) system wyodrębnia w zestawieniu zaległości. Automatyczne ponaglenia – e-maile wysyłane po przekroczeniu terminu płatności – redukują zaległości bez angażowania pracowników do ręcznego telefonowania. Firmy abonamentowe z setkami klientów nie mogą ręcznie monitorować każdego indywidualnie.
Obsługa aneksów i zmian warunków umowy
Warunki umowy abonamentowej mogą zmieniać się w trakcie jej trwania: rozszerzenie usług (upgrade do wyższego planu), rezygnacja z części usług (downgrade), zmiana ceny, zawieszenie usług. System ERP przechowuje historię zmian warunków dla każdego klienta abonamentowego i wystawia faktury w wysokości obowiązującej w danym miesiącu (nawet jeśli zmiana nastąpiła w połowie miesiąca – rozliczenie proporcjonalne pro rata temporis). Transparentne rozliczenie pro rata przy zmianach w trakcie miesiąca buduje zaufanie klientów.
Wdrożenie fakturowania cyklicznego
Konfiguracja modułu fakturowania cyklicznego w systemie ERP obejmuje zdefiniowanie szablonów faktur dla każdego klienta, harmonogramu wystawiania, schematów automatycznych wysyłek i monitoringu płatności. Pomagamy firmom abonamentowym wdrożyć automatyczne fakturowanie cykliczne w systemach ERP, redukując czasochłonną pracę ręczną przy fakturowaniu. Zapraszamy do kontaktu.
