SmallPDF to zestaw narzędzi działających w przeglądarce, które pozwalają pracować z plikami PDF bez instalowania jakiegokolwiek programu na komputerze — wystarczy wgrać dokument na stronę, wybrać operację (konwersję, kompresję, łączenie plików czy podpis elektroniczny) i pobrać gotowy wynik. To rozwiązanie szczególnie wygodne dla osób, które sporadycznie potrzebują edytować PDF i nie chcą inwestować w licencję pełnego edytora zainstalowanego lokalnie.
Doradzamy firmom, kiedy narzędzia online typu SmallPDF są wystarczające, a kiedy ze względu na poufność dokumentów lepiej postawić na lokalny edytor zainstalowany na komputerze, tak by żaden plik firmowy nie trafiał niepotrzebnie na zewnętrzny serwer.
Zakres dostępnych narzędzi
SmallPDF oferuje w przeglądarce najpopularniejsze operacje na plikach PDF: konwersję do i z Worda, Excela oraz PowerPointa, kompresję dużych dokumentów przed wysyłką mailem, scalanie kilku plików w jeden, dzielenie dokumentu na osobne strony oraz prosty podpis elektroniczny. Każde narzędzie działa jako osobna funkcja na stronie internetowej, bez potrzeby instalacji ani logowania przy podstawowym, ograniczonym użytkowaniu, co czyni je wygodnym rozwiązaniem awaryjnym na dowolnym komputerze.
Ograniczenia i kwestie poufności
Praca w modelu online oznacza, że plik trzeba wgrać na serwer usługodawcy, co dla dokumentów zawierających dane wrażliwe, finansowe czy objęte tajemnicą handlową bywa istotnym ograniczeniem. Darmowa wersja SmallPDF limituje też liczbę operacji dziennie, a pełny dostęp do wszystkich funkcji i wyższe limity wymagają wykupienia planu Pro rozliczanego w abonamencie miesięcznym lub rocznym.
Kiedy warto, a kiedy nie
Dla jednorazowych, prostych zadań — szybkiej konwersji faktury czy kompresji załącznika — SmallPDF sprawdza się bardzo dobrze i oszczędza czas na instalacji dodatkowego oprogramowania. Przy regularnej, codziennej pracy z dokumentami poufnymi rekomendujemy jednak lokalny edytor zainstalowany na komputerze, np. Acrobat Pro czy Foxit, i pomagamy dobrać rozwiązanie adekwatne do skali oraz charakteru dokumentów przetwarzanych w firmie, uwzględniając też wymogi ochrony danych osobowych.
