Choć Gratyfikant nexo obsługuje bezpośrednią wysyłkę do e-ZUS, część firm woli korzystać z programu Płatnik jako pośrednika – ze względu na przyzwyczajenia lub bardziej zaawansowane funkcje walidacji dokumentów ZUS. Gratyfikant nexo eksportuje dokumenty ZUS w formacie kompatybilnym z Płatnikiem, umożliwiając ich import i wysyłkę przez to narzędzie. Pomagamy skonfigurować przepływ danych między nexo a Płatnikiem.
Eksport dokumentów ZUS z nexo do Płatnika
Gratyfikant nexo generuje dokumenty ZUS (DRA, RCA, RSA) i eksportuje je w formacie .xml (kedu) akceptowanym przez program Płatnik. Eksport konfigurujemy w ustawieniach nexo: ścieżkę zapisu pliku, zakres eksportowanych dokumentów (czy tylko wybrane typy, czy cały pakiet) i metodę numeracji dokumentów (musi być zgodna z numeracją w Płatniku).
Import danych do Płatnika
W programie Płatnik importujemy plik wyeksportowany z nexo przez Plik > Import. Płatnik weryfikuje strukturę dokumentów i wyświetla listę importowanych pozycji. Przed akceptacją importu weryfikujemy, czy sumy składek zgadzają się z listą płac w nexo. Po imporcie Płatnik wysyła dokumenty do e-ZUS i odbiera UPO.
Uzgadnianie danych między nexo a Płatnikiem
Regularnie uzgadniamy dane między nexo a Płatnikiem: czy wszystkie dokumenty z nexo zostały skutecznie zaimportowane i wysłane. Rozbieżności mogą wynikać z dokumentów edytowanych ręcznie w Płatniku po imporcie – w takim przypadku Płatnik jest źródłem prawdy dla ZUS, ale nexo może nie wiedzieć o tych zmianach. Wypracowujemy procedurę zapobiegającą takim rozbieżnościom.
Zgłoszenia do ubezpieczeń przez Płatnik
Zgłoszenia nowych pracowników (ZUA) mogą być generowane w nexo i importowane do Płatnika lub wprowadzane bezpośrednio w Płatniku. Konfigurujemy jeden sposób postępowania dla całej firmy i dokumentujemy go, aby uniknąć sytuacji, gdy zgłoszenie jest wysłane dwukrotnie lub wcale. Preferujemy generowanie ZUA w nexo i import do Płatnika jako podejście bardziej spójne.
Przejście z Płatnika na bezpośrednie e-ZUS
Firmom korzystającym z Płatnika rekomendujemy stopniowe przejście na bezpośrednie wysyłanie przez nexo – eliminuje to jeden system pośredni i upraszcza przepływ. Przeprowadzamy to przejście w ciągu roku: przez kilka miesięcy wysyłamy równolegle przez Płatnik i przez nexo, porównując wyniki, a następnie przełączamy się wyłącznie na nexo.
