Ewidencja pracowników w Insert Gratyfikant nexo to fundament całego systemu kadrowo-płacowego – wszystkie naliczenia, deklaracje ZUS i dokumenty podatkowe bazują na danych zarejestrowanych w kartotece pracownika. Błędy w danych ewidencyjnych – nieprawidłowy PESEL, błędny kod tytułu ZUS, zła data zatrudnienia – powodują kaskadowe błędy we wszystkich wygenerowanych dokumentach. Szybkie wykrycie i korygowanie błędów ewidencyjnych jest podstawowym obowiązkiem działu kadr.
Walidacja PESEL w kartotece pracownika
PESEL jest kluczowym identyfikatorem pracownika w systemach ZUS i urzędów skarbowych. Gratyfikant nexo automatycznie sprawdza sumę kontrolną numeru PESEL przy jego wprowadzaniu – błędny PESEL zostaje odrzucony. Jeśli w systemie istnieją pracownicy z błędnym PESEL (dane przeniesione z innego systemu lub wprowadzone przed wdrożeniem walidacji), należy:
- Uruchomić raport weryfikacyjny: Kadry → Raporty → Weryfikacja danych pracowników.
- Zidentyfikować pracowników z niespójnymi danymi identyfikacyjnymi.
- Porównać z dokumentami pracownika (dowód osobisty, umowa o pracę).
- Dokonać korekty w kartotece – zmiana PESEL jest odnotowywana w historii zmian nexo.
- Jeśli nieprawidłowy PESEL był zgłoszony do ZUS, konieczne jest złożenie deklaracji korygującej ZUA lub ZIUA.
Zmiana danych pracownika i deklaracja ZIUA
Zmiana danych identyfikacyjnych pracownika (imię, nazwisko, PESEL, adres zameldowania, seria i numer dowodu) po zgłoszeniu do ZUS wymaga złożenia deklaracji ZUS ZIUA – Zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Gratyfikant nexo automatycznie generuje ZIUA po zmianie danych w kartotece pracownika w przypadku zmiany istotnych pól. Wygenerowaną ZIUA należy przesłać do ZUS przez Płatnik lub bezpośrednio z nexo (jeśli konfiguracja integracji z PUE ZUS jest aktywna).
Błędny kod tytułu ZUS
Kod tytułu ZUS decyduje o tym, jakie składki są odprowadzane za pracownika i w jakiej wysokości. Najczęstsze błędy kodu tytułu:
- Kod 01 10 zamiast 01 20 (pełny etat vs. część etatu).
- Kod 04 11 zamiast 01 10 (zlecenie zamiast umowy o pracę).
- Brakujący wskaźnik wymiaru czasu pracy przy niepełnym etacie.
Zmiana kodu tytułu ZUS wymaga wyrejestrowania pracownika (ZWUA) i ponownego zgłoszenia (ZUA) z poprawnym kodem. Przy błędach historycznych konieczna może być korekta deklaracji ZUS za poprzednie okresy.
Nieaktualne dane adresowe
Adres pracownika w kartotece nexo ma znaczenie zarówno dla korespondencji kadrowej (PIT-11, zaświadczenia), jak i dla deklaracji ZUS. Aktualizacja adresu bez złożenia ZIUA do ZUS jest wystarczająca, gdy zmienił się tylko adres zamieszkania (a nie zameldowania). Przy zmianie adresu zameldowania (lub innego adresu identyfikacyjnego) konieczne jest złożenie ZIUA. Warto skonfigurować w nexo automatyczne przypomnienie o konieczności złożenia ZIUA przy zmianie wybranych pól kartoteki.
