Comarch ERP XT – audyt licencji oprogramowania to usługa przydatna dla firm, które chcą sprawdzić, czy wykupiony pakiet Comarch ERP XT odpowiada faktycznym potrzebom biznesowym – liczbie aktywnych użytkowników, zakresowi wykorzystywanych modułów (fakturowanie, magazyn, księgowość, OCR, KSeF) oraz kosztom subskrypcji. Ponieważ system rozliczany jest w modelu chmurowym, zwykle w cyklu abonamentowym, regularny przegląd licencji pozwala uniknąć płacenia za funkcje, z których firma nie korzysta, lub odwrotnie – uniknąć ograniczeń wynikających z zbyt podstawowego pakietu.
W tym artykule opisujemy, na co zwrócić uwagę podczas audytu licencji Comarch ERP XT i jak nasz serwis może pomóc w takiej analizie.
Po co przeprowadzać audyt licencji
Audyt licencji Comarch ERP XT pozwala odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań: czy liczba wykupionych stanowisk (kont użytkowników) odpowiada faktycznej liczbie osób korzystających z systemu, czy zakres funkcjonalny pakietu pokrywa realne potrzeby firmy (np. obsługę KSeF, OCR faktur kosztowych, integrację z biurem rachunkowym) oraz czy nie występują zbędne, opłacane funkcje, które nie są wykorzystywane.
Elementy sprawdzane podczas audytu
- Liczba aktywnych kont użytkowników w stosunku do liczby wykupionych stanowisk
- Zakres modułów dostępnych w bieżącym pakiecie (sprzedaż, magazyn, księgowość, dokumenty kosztowe)
- Wykorzystanie funkcji OCR do automatycznego rozpoznawania faktur kosztowych
- Poprawność konfiguracji integracji z KSeF i obsługi e-faktur
- Aktualność danych rozliczeniowych i sposobu płatności za subskrypcję
Jak przebiega audyt krok po kroku
Audyt rozpoczynamy od przeglądu panelu administracyjnego konta Comarch ID, gdzie widoczna jest liczba aktywnych użytkowników oraz zakres wykupionego pakietu. Następnie analizujemy, które funkcje są faktycznie wykorzystywane w codziennej pracy firmy, rozmawiając z osobami korzystającymi z systemu na co dzień – księgowością, działem sprzedaży, magazynem.
Identyfikacja nieużywanych kont i funkcji
Częstym wynikiem audytu jest wykrycie kont użytkowników, którzy już nie pracują w firmie, a ich dostęp nie został formalnie zamknięty – co generuje niepotrzebne koszty licencyjne i stanowi ryzyko bezpieczeństwa. Drugim częstym wynikiem jest wykrycie funkcji (np. modułu OCR czy zaawansowanych raportów), które firma opłaca, ale z nich nie korzysta, lub odwrotnie – potrzeb, które wymagają rozszerzenia pakietu.
Rekomendacje po audycie
Na podstawie wyników audytu przygotowujemy dla klienta zestawienie: jakie konta warto dezaktywować, czy warto zmienić pakiet licencyjny na mniejszy lub większy, oraz jakie funkcje mogą realnie usprawnić pracę firmy (np. włączenie automatycznego rozpoznawania faktur kosztowych przy dużej liczbie dokumentów przychodzących).
Dlaczego warto zlecić audyt zewnętrznemu serwisowi
Niezależny przegląd licencji pozwala spojrzeć na wykorzystanie systemu bez wpływu wewnętrznych przyzwyczajeń firmy – często to właśnie z zewnątrz łatwiej zauważyć zbędne koszty lub niewykorzystany potencjał systemu. Audyt kończymy jasnym, praktycznym zestawieniem rekomendacji, bez narzucania konkretnych decyzji zakupowych – to firma decyduje o docelowym pakiecie licencyjnym.
Audyt licencji jako element szerszego przeglądu IT
Audyt licencji Comarch ERP XT warto łączyć z ogólnym przeglądem stanowisk komputerowych wykorzystywanych do pracy z systemem – sprawdzeniem, czy przeglądarki są aktualne, czy stanowiska mają stabilny dostęp do internetu oraz czy skonfigurowane są podstawowe zabezpieczenia, takie jak weryfikacja dwuetapowa. Taki kompleksowy przegląd pozwala nie tylko zoptymalizować koszty licencyjne, ale też ograniczyć ryzyko przestojów wynikających z problemów technicznych na poziomie stanowiska pracy.
Dokumentacja wyników audytu
Efektem audytu jest przejrzysty raport wskazujący: aktualną liczbę aktywnych kont i ich wykorzystanie, zestawienie funkcji dostępnych w pakiecie względem faktycznie używanych, a także listę rekomendowanych działań uporządkowanych według priorytetu – od tych przynoszących natychmiastowe oszczędności (np. dezaktywacja nieużywanych kont) po te wymagające dłuższego wdrożenia (np. przejście na wyższy pakiet z rozszerzonym modułem magazynowym).
Cykliczność audytu
Ponieważ potrzeby firmy zmieniają się wraz z jej rozwojem, rekomendujemy traktowanie audytu licencji nie jako jednorazowego działania, lecz cyklicznej praktyki – np. raz w roku lub przy większych zmianach organizacyjnych, takich jak zatrudnienie nowych pracowników, otwarcie nowego działu czy zmiana modelu sprzedaży. Regularny przegląd pozwala uniknąć sytuacji, w której firma przez dłuższy czas płaci za niewykorzystywane funkcje lub, przeciwnie, pracuje w ograniczeniach zbyt małego pakietu.
